Вопрос: Организация два года хранила бухгалтерские и налоговые документы, однако произошедший в здании организации пожар полностью уничтожил их. Обязана ли организация восстанавливать данные документы для целей исполнения требования пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ?
Ответ: Исходя из позиции Минфина России организация обязана восстанавливать данные документы. Принимая во внимание судебную практику, если налогоплательщик решит не восстанавливать документы, а налоговый орган в установленном порядке направит требование о представлении данных документов (их части) и налогоплательщик не исполнит данное требование, у налогоплательщика есть шанс доказать неправомерность привлечения к налоговой ответственности по ст. 126 Налогового кодекса РФ в суде.
Обоснование: В соответствии с пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ налогоплательщики обязаны в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов (для организаций и индивидуальных предпринимателей), а также уплату (удержание) налогов.
Данная обязанность сформулирована законодателем императивно и не предусматривает каких-либо исключений, в том числе относительно случаев, когда соответствующие документы налогоплательщиком утрачиваются.
В Письме Минфина России от 07.06.2013 N 03-02-07/1/21191 разъяснено, что в целях обеспечения исполнения пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ и представления в установленном порядке в налоговый орган документов, указанных в этом подпункте, соответствующие документы, утраченные налогоплательщиком, должны быть восстановлены.
Одновременно Минфин России сообщил, что согласно ч. 1 ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, установленных в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года.
В силу ч. 3 указанной статьи экономический субъект должен обеспечить безопасные условия хранения документов бухгалтерского учета и их защиту от изменений.
Следовательно, организация в рассматриваемой ситуации обязана восстанавливать данные документы для целей исполнения требования пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ. В противном случае, если данные документы (часть данных документов) истребуются налоговым органом на основании пп. 1 п. 1 ст. 31 НК РФ и налогоплательщик их не представляет, наступает ответственность, предусмотренная ст. 126 НК РФ.
Отметим, что в Постановлении Девятого арбитражного апелляционного суда от 13.10.2010 N 09АП-24752/2010-АК, 09АП-25298/2010-АК суд также пришел к выводу, согласно которому руководитель организации должен предпринять меры к восстановлению тех первичных документов, которые подлежат восстановлению и хранению в течение установленного законодательством срока.
Однако в Постановлении ФАС Волго-Вятского округа от 30.07.2007 N А28-1129/2007-3/21 суд установил, что в результате пожара уничтожены документы организации за период 2002 - 2004 гг., а именно: расходно-приходные накладные, учетная документация, договоры купли-продажи, договоры о взаимосотрудничестве, ведомости, кассовая книга (справка о возбуждении по данному факту уголовного дела по ч. 2 ст. 167 Уголовного кодекса РФ с приложением списка сгоревших документов, объяснение директора организации, где он указал на отсутствие запрашиваемых документов в связи с происшедшим пожаром). Налоговый орган направил налогоплательщику требование о представлении документов: главной книги, кассовой книги, книги покупок, книги продаж, журналов-ордеров, ведомостей, табеля учета рабочего времени (всего регистров бухгалтерского учета - 444 документа) и всех первичных документов за период с 01.01.2002 по 31.01.2004. Письмом налоговый орган указал организации на необходимость в двухмесячный срок восстановить указанные в требовании документы, так как они требуются для проведения выездной налоговой проверки.
Суд, оценив представленные в дело доказательства, пришел к выводам о том, что запрашиваемые налоговым органом документы у налогоплательщика отсутствовали и налогоплательщик не имел реальной возможности представить их в установленный срок. При таких обстоятельствах суд отказал налоговому органу в части взыскания с организации штрафа за непредставление в налоговый орган документов.
Ю.К.Борисов
Центр методологии бухгалтерского учета
и налогообложения
27.07.2013
