Утвержден и введен в действие
Приказом Федерального
агентства по техническому
регулированию и метрологии
от 31 октября 2013 г. N 1303-ст
НАЦИОНАЛЬНЫЙ СТАНДАРТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ИНФОРМАЦИЯ И ДОКУМЕНТАЦИЯ
АНАЛИЗ ПРОЦЕССОВ РАБОТЫ С ТОЧКИ ЗРЕНИЯ
УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТАМИ
Information and documentation.
Work process analysis for records
ISO/TR 26122:2008
Information and documentation - Work process analysis
for records
(IDT)
ГОСТ Р 55681-2013/ISO/TR 26122:2008
Группа Т62
ОКС 01.140
Дата введения
1 сентября 2014 года
Предисловие
1. Подготовлен Обществом с ограниченной ответственностью "Электронные Офисные Системы (проектирование и внедрение)" на основе собственного аутентичного перевода на русский язык документа, указанного в пункте 4.
2. Внесен Техническим комитетом по стандартизации ТК 459 "Информационная поддержка жизненного цикла изделий".
3. Утвержден и введен в действие Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 31 октября 2013 г. N 1303-ст.
4. Настоящий стандарт идентичен техническому отчету ISO/TR 26122:2008 "Информация и документация - Анализ процессов работы с точки зрения управления документами" (ISO/TR 26122:2008 "Information and documentation - Work process analysis for records", IDT).
При применении настоящего стандарта рекомендуется использовать вместо ссылочных международных стандартов соответствующие им национальные стандарты Российской Федерации, сведения о которых приведены в дополнительном Приложении ДА.
5. Введен впервые.
Правила применения настоящего стандарта установлены в ГОСТ Р 1.0-2012 (раздел 8). Информация об изменениях к настоящему стандарту публикуется в ежегодном (по состоянию на 1 января текущего года) информационном указателе "Национальные стандарты", а официальный текст изменений и поправок - в ежемесячном информационном указателе "Национальные стандарты". В случае пересмотра (замены) или отмены настоящего стандарта соответствующее уведомление будет опубликовано в ближайшем выпуске информационного указателя "Национальные стандарты". Соответствующая информация, уведомление и тексты размещаются также в информационной системе общего пользования - на официальном сайте Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии в сети Интернет (gost.ru).
Введение
Все организации, независимо от их размера и характера их деловой деятельности, существуют и действуют для достижения определенных целей и решения определенных задач. Чтобы выполнить свои специфические задачи, каждая организация устанавливает и применяет соответствующие рабочие процессы, вместе образующие деловую деятельность организации.
Каждая организация в ходе рабочих процессов создает документы. Эти документы являются доказательствами, подтверждающими цели и задачи организации, ее решения и действия. Чтобы полностью понимать характер таких "деловых документов", необходимо понимать рабочие процессы, в ходе которых эти документы были созданы. Понимание рабочих процессов также может быть использовано для определения того, какие документы следует создать по ходу рабочих процессов, и для управления этими документами во времени как активами организации.
Анализ рабочих процессов с точки зрения управления документами проводится с целью определения требований к созданию, захвату и управлению документами. В его рамках описывается и анализируется то, что происходит при выполнении определенных деловых функций в конкретном деловом контексте. Такой анализ не может проводиться чисто абстрактно, и его результаты зависят от точности собираемой информации и от основательного понимания контекста деятельности организации и ее миссии.
Настоящий стандарт предназначен:
- для специалистов по управлению документами (либо лиц, которым в организации поручено управление документами), ответственных за создание и управление документами как в деловых системах, так и в специализированных программных приложениях для управления документами;
- для системных/бизнес-аналитиков, отвечающих за проектирование деловых процессов и/или систем, в рамках которых будет осуществляться создание документов или управление ими.
Для целей настоящего стандарта анализ рабочих процессов включает в себя:
a) выявление взаимосвязей между рабочими процессами и их деловым контекстом;
b) выявление взаимосвязей между рабочими процессами и регламентирующими их применение правилами (которые определяются соответствующей нормативно-правовой средой);
c) иерархическую декомпозицию рабочих процессов на компоненты или составные части; а также
d) выявление взаимосвязей (sequential interdependence) между отдельными рабочими процессами и/или отдельными транзакциями, в т.ч. их последовательности.
Анализ рабочих процессов в интересах создания документов и управления ими позволяет:
- обеспечить четкое выявление требований к созданию документов, способствуя автоматизации захвата и управления документами по мере выполнения работ; а также
- определить следующие из делового контекста взаимосвязи между документами, способствуя их логической организации и группировке и тем самым обеспечивая, на основе знаний о деловой деятельности, четкое документирование рабочих процессов, а также упрощая поиск, хранение в течение установленных сроков и уничтожение документов либо их передачу на архивное хранение.
Анализ рабочих процессов способствует интеграции захвата документов в эти процессы по ходу выполнения работ. Примерами рабочих процессов, в которых создание документов, как правило, интегрировано с обработкой транзакций, могут служить обработка заказов и счетов, выплата заработной платы, управление активами, управление запасами, функционирование системы менеджмента качества и управление договорами. Интеграция документационных процессов в протоколы автоматизации, применяемые в отношении рабочих процессов, обеспечивает систематическое создание, захват и управление документами организации в соответствующих деловых системах.
1. Область применения
Настоящий стандарт содержит рекомендации по проведению анализа рабочих процессов с точки зрения создания, захвата и управления документами.
В стандарте описаны два вида анализа, а именно:
a) функциональный анализ (декомпозиция деловых функций на процессы), и
b) анализ последовательности выполнения работ (изучение потоков транзакций).
Каждый вид анализа подразумевает предварительное изучение соответствующего контекста (т.е. целей и задач организации, законодательно-нормативной среды). Отдельные элементы анализа могут выполняться в различных сочетаниях и в порядке, отличающемся от описанного в стандарте - в зависимости от особенностей задачи, масштабов проекта и цели проводимого анализа. Рекомендации и указания даны в виде списков вопросов/тем, которые следует рассмотреть при использовании соответствующего элемента анализа.
Настоящий стандарт описывает применение на практике теоретических положений, содержащихся в стандарте ГОСТ Р ИСО 15489-1. Сам по себе стандарт технологически-нейтрален (т.е. его можно применять независимо от особенностей технологической среды), хотя его можно также использовать для оценки адекватности технологических инструментов, поддерживающих рабочие процессы организации.
Настоящий отчет в большей степени нацелен на анализ существующих рабочих процессов, чем на способствование "workflow" (т.е. полной или частичной автоматизации делового процесса, при которой документы, информация и задания передаются от одного участника к другому для выполнения над ними действий, в соответствии с набором процедурных правил, см. [1]).
2. Нормативные ссылки
Перечисленные ниже документы, на которые в тексте имеются ссылки, совершенно необходимы при применении данного стандарта. Для ссылок, в которых указана дата, применяется только упомянутая версия документа. Для ссылок без указания даты следует использовать последнюю версию соответствующего документа (включая имеющиеся поправки).
ИСО 15489-1 Информация и документация - Управление документами - Часть 1: Общие принципы (ISO 15489-1, Information and documentation - Records management - Part 1: General).
ИСО/ТО 15489-2 Информация и документация - Управление документами - Часть 2: Руководство (ISO/TR 15489-2, Information and documentation - Records management - Part 2: Guidelines).
ИСО/ТУ 23081-1 Информация и документация - Процессы управления документами - Метаданные документов - Часть 1: Принципы (ISO/TS 23081-1, Information and documentation - Records management processes - Metadata for records - Part 1: Principles).
ИСО/ТУ 23081-2:2007 Информация и документация - Процессы управления документами - Метаданные документов - Часть 2: Концептуальные вопросы и вопросы внедрения (ISO/TS 23081-2:2007, Information and documentation - Records management processes - Metadata for records - Part 2: Conceptual and implementation issues).
Примечание. При пользовании настоящим стандартом целесообразно проверить действие ссылочных стандартов в информационной системе общего пользования - на официальном сайте Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии в сети Интернет или по ежегодному информационному указателю "Национальные стандарты", который опубликован по состоянию на 1 января текущего года, и по выпускам ежемесячного информационного указателя "Национальные стандарты" за текущий год. Если заменен ссылочный стандарт, на который дана недатированная ссылка, то рекомендуется использовать действующую версию этого стандарта с учетом всех внесенных в данную версию изменений. Если заменен ссылочный стандарт, на который дана датированная ссылка, то рекомендуется использовать версию этого стандарта с указанным выше годом утверждения (принятия). Если после утверждения настоящего стандарта в ссылочный стандарт, на который дана датированная ссылка, внесено изменение, затрагивающее положение, на которое дана ссылка, то это положение рекомендуется применять без учета данного изменения. Если ссылочный стандарт отменен без замены, то положение, в котором дана ссылка на него, рекомендуется применять в части, не затрагивающей эту ссылку.
3. Термины и определения
Для целей настоящего документа используются термины и определения, данные в ИСО 15489-1 и ИСО/ТО 15489-2, ИСО 23081-1 и ИСО 23081-2, а также следующие:
3.1. Документация: набор документов, описывающих операции, инструкции, решения, процедуры и деловые правила, относящиеся к конкретной деловой функции, процессу или транзакции.
3.2. Функциональный анализ: группировка процессов в соответствии с конкретными стратегическими целями организации, для достижения которых они выполняются, вскрывающая взаимосвязи между деловыми функциями, процессами и транзакциями, влияющие на управление документами.
3.3. Последовательность транзакций (sequence): серия транзакций, связанных между собой требованием о том, что выполнение последующей транзакции зависит от завершения предшествующей транзакции.
3.4. Последовательный анализ (sequential analysis): декомпозиция рабочего процесса в виде линейной и/или хронологической последовательности, производимая в ходе последовательного анализа, выявляющая взаимозависимости между образующими рабочий процесс транзакциями.
3.5. Транзакция: наименьший элемент рабочего процесса, представляющий собой обмен информацией и/или другими ресурсами (exchange) между двумя или более участниками или системами.
Для просмотра документа целиком скачайте его >>>
