Утвержден и введен в действие
Приказом Федерального агентства
по техническому регулированию
и метрологии
от 28 мая 2014 г. N 460-ст
НАЦИОНАЛЬНЫЙ СТАНДАРТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ИНФОРМАЦИЯ И ДОКУМЕНТАЦИЯ
СИСТЕМЫ МЕНЕДЖМЕНТА ЗАПИСЕЙ.
ТРЕБОВАНИЯ
Information and documentation - Management systems
for records - Requirements
ISO 30301:2011
Information and documentation - Management systems
for records - Requirements
(IDT)
ГОСТ Р ИСО 30301-2014
ОКС 03.120.10
Дата введения
1 марта 2015 года
Предисловие
1. Подготовлен Открытым акционерным обществом "Всероссийский научно-исследовательский институт сертификации" (ОАО "ВНИИС") на основе собственного аутентичного перевода на русский язык международного стандарта, указанного в пункте 4.
2. Внесен Техническим комитетом по стандартизации ТК 076 "Системы менеджмента".
3. Утвержден и введен в действие Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 28 мая 2014 г. N 460-ст.
4. Настоящий стандарт идентичен международному стандарту ИСО 30301:2011 "Информация и документация. Системы менеджмента записей. Требования" (ISO 30301:2011 "Information and documentation - Management systems for records - Requirements").
При применении настоящего стандарта рекомендуется использовать вместо ссылочных международных стандартов соответствующие им национальные стандарты Российской Федерации, сведения о которых приведены в справочном Приложении ДА.
5. Введен впервые.
Правила применения настоящего стандарта установлены в ГОСТ Р 1.0-2012 (раздел 8). Информация об изменениях к настоящему стандарту публикуется в ежегодно издаваемом информационном указателе "Национальные стандарты", а текст изменений и поправок - в ежемесячно издаваемых информационных указателях "Национальные стандарты". В случае пересмотра (замены) или отмены настоящего стандарта соответствующее уведомление будет опубликовано в ежемесячно издаваемом информационном указателе "Национальные стандарты". Соответствующая информация, уведомление и тексты размещаются также в информационной системе общего пользования - на официальном сайте Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии в сети Интернет (gost.ru).
Введение
Успех функционирования организации в существенной степени зависит от внедрения и поддержания в работоспособном состоянии системы менеджмента, которая предназначена для постоянного улучшения эффективности деятельности и одновременного удовлетворения нужд всех заинтересованных сторон. Системы менеджмента основаны на методологиях, помогающих в принятии решений и в управлении ресурсами для достижения целей организации.
Формирование и ведение записей являются неотъемлемой частью деятельности, процессов и систем любой организации. Они обеспечивают эффективность деятельности, возможность ведения учета, менеджмент рисков и устойчивость функционирования организации. Они также дают возможность организациям извлекать выгоду из ценности своих информационных ресурсов как производственных, коммерческих и интеллектуальных активов и содействовать сохранению коллективной памяти в условиях глобальной и цифровой среды.
Стандарты на системы менеджмента (ССМ) предоставляют возможность высшему руководству применять системный и надежный подход к управлению организацией в условиях, стимулирующих надежную деловую практику.
Стандарты на системы менеджмента записей, разрабатываемые ИСО/ТК 46/ПК 11, призваны помогать организациям всех видов и масштабов или группам организаций, осуществляющих совместную предпринимательскую деятельность, во внедрении, использовании и совершенствовании результативных систем менеджмента записей (далее - СМЗ). СМЗ направляет и контролирует организацию с целью выработки политики и определения задач, связанных с ведением записей, и решения этих задач. Это осуществляется за счет использования:
a) строго определенных функций и обязанностей;
b) систематизированных процессов;
c) измерений и оценивания;
d) анализа и совершенствования.
Осуществление политики ведения записей и решение задач, полностью основанных на требованиях организации, будут способствовать формированию достоверной и надежной информации и получению подтверждений о предпринимательской деятельности, ведению такой информации и предоставлению ее тем, кто в ней нуждается, в течение необходимого периода времени. Успешная реализация надежной политики ведения записей и решение соответствующих задач способствуют формированию записей и созданию систем управления записями, отвечающих всем целям организации.
Внедрение СМЗ в организации также гарантирует прозрачность и прослеживаемость решений, принимаемых ответственными руководителями, и осознание общественных интересов.
Стандарты на СМЗ разрабатываются ИСО/ТК 46/ПК 11 в рамках стандартов на системы менеджмента (ССМ) для обеспечения совместимости с другими ССМ и использования общих элементов и методологии. ИСО 15489 и другие международные стандарты и технические отчеты, также разработанные ИСО/ТК 46/ПК 11, служат основными инструментами проектирования, внедрения, мониторинга и совершенствования документооборота и управления записями, осуществляемых в рамках СМЗ, когда организации принимают решение о внедрении методологии ССМ.
Примечание. ИСО 15489 является основополагающим стандартом, систематизирующим оптимальные методы ведения записей.
На рисунке 1 показана структура стандартов на СМЗ, разрабатываемых ИСО/ТК 46/ПК 11, которые либо уже опубликованы, либо находятся в стадии подготовки.
Рисунок 1. Стандарты на системы менеджмента записей,
разработанные ИСО/ТК 46/ПК 11, и родственные
международные стандарты и технические отчеты
Эти стандарты предназначены для использования:
- высшим руководством, принимающим решения о формировании и внедрении систем менеджмента в рамках своей организации;
- персоналом, отвечающим за внедрение СМЗ, в частности специалистами по менеджменту рисков, аудитам, документообороту, информационным технологиям и информационной безопасности.
СМЗ определяет требования и ожидания заинтересованных сторон (потребителей и основных участников) к ведению записей и путем использования необходимых процессов формирует записи, удовлетворяющие этим требованиям и ожиданиям.
На рисунке 2 показаны структура СМЗ и связи с потребителями и основными партнерами.
Рисунок 2. Структура СМЗ
1. Область применения
Настоящий стандарт устанавливает требования, которым должна отвечать СМЗ, чтобы помочь организации в выполнении своих обязательств, назначении, стратегии и достижении целей. Настоящий стандарт касается разработки и реализации политики и целей ведения записей и предоставляет сведения о результатах измерений и мониторинга.
СМЗ может создаваться организацией или группой организаций, осуществляющих совместную предпринимательскую деятельность. Используемый в настоящем стандарте термин "организация" не ограничивается одной организацией, а включает и другие организационные структуры.
Настоящий стандарт применим к любой организации, желающей:
a) сформировать, внедрить, поддерживать в работоспособном состоянии и совершенствовать СМЗ в поддержку своей основной деятельности;
b) удостовериться в правильности проведения своей заявленной политики ведения записей;
c) продемонстрировать соответствие настоящему стандарту путем:
1) проведения самооценки и самодекларирования;
2) запрашивания подтверждения своего самодекларирования у сторонней организации;
3) обращения к сторонней организации на предмет проведения сертификации своей СМЗ.
Настоящий стандарт может применяться наряду с другими стандартами на системы менеджмента (ССМ). Он особенно полезен для демонстрации выполнения требований других ССМ к документации и записям.
2. Нормативные ссылки
Приведенный ниже ссылочный документ необходим для использования настоящего стандарта. Для датированных ссылок применяют только ту версию, которая была упомянута в тексте. Для недатированных ссылок необходимо использовать самое последнее издание документа (включая любые поправки).
ИСО 30300 Информация и документация. Системы менеджмента записей. Основные положения и словарь (ISO 30300:2011 Information and documentation. Management systems for records. Fundamentals and vocabulary).
3. Термины и определения
В настоящем стандарте применены термины и определения по ИСО 30300.
4. Среда организации
4.1. Понимание внешней и внутренней среды организации
При формировании и доработке СМЗ организация должна принимать во внимание соответствующие внешние и внутренние факторы.
Следует документировать внешние и внутренние факторы, выявленные и принимаемые во внимание при формировании и доработке СМЗ.
Понимание внешней среды организации включает в себя помимо прочего:
a) понимание социальных и культурных, правовых, нормативных, финансовых, научно-технических, экономических, природных и конкурентных условий, будь то международные, национальные, региональные или местные;
b) понимание ключевых движущих сил и тенденций, которые могут оказывать влияние на цели организации;
c) понимание взаимосвязей с внешними заинтересованными сторонами и восприятие их ценностей и ожиданий.
Понимание внутренней среды организации включает в себя помимо прочего:
1) методы корпоративного управления, организационную структуру, функции и обязанности;
2) политику, цели, задачи и стратегии, реально действующие и требующие реализации и достижения;
3) возможности с точки зрения ресурсов и знаний (например, капитал, время, персонал, процессы, системы и технологии);
Для просмотра документа целиком скачайте его >>>
