Утвержден и введен в действие
Приказом Федерального
агентства по техническому
регулированию и метрологии
от 21 июля 2015 г. N 924-ст
НАЦИОНАЛЬНЫЙ СТАНДАРТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ИНФОРМАЦИЯ И ДОКУМЕНТАЦИЯ
ПРОЦЕССЫ КОНВЕРСИИ И МИГРАЦИИ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ
Information and documentation - Digital
records conversion and migration process
ISO 13008:2012
Information and documentation - Digital
records conversion and migration process
(IDT)
ГОСТ Р ИСО 13008-2015
ОКС 01.140.20
Дата введения
1 октября 2016 года
Предисловие
Сведения о стандарте
1 ПОДГОТОВЛЕН Обществом с ограниченной ответственностью "ЭОС Тех" на основе собственного аутентичного перевода на русский язык стандарта, указанного в пункте 4
2 ВНЕСЕН Техническим комитетом по стандартизации ТК 459 "Информационная поддержка жизненного цикла изделий"
3 УТВЕРЖДЕН И ВВЕДЕН В ДЕЙСТВИЕ Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 21 июля 2015 г. N 924-ст
4 Настоящий стандарт идентичен международному стандарту ИСО 13008:2012 "Информация и документация. Процесс конверсии и миграции электронных документов" (ISO 13008:2012 "Information and documentation - Digital records conversion and migration process")
При применении настоящего стандарта рекомендуется использовать вместо ссылочных международных стандартов и документов соответствующие им национальные стандарты Российской Федерации, сведения о которых приведены в дополнительном приложении ДА
5 ВВЕДЕН ВПЕРВЫЕ
Правила применения настоящего стандарта установлены в ГОСТ Р 1.0-2012 (раздел 8). Информация об изменениях к настоящему стандарту публикуется в ежегодном (по состоянию на 1 января текущего года) информационном указателе "Национальные стандарты", а официальный текст изменений и поправок - в ежемесячном информационном указателе "Национальные стандарты". В случае пересмотра (замены) или отмены настоящего стандарта соответствующее уведомление будет опубликовано в ближайшем выпуске информационного указателя "Национальные стандарты". Соответствующая информация, уведомление и тексты размещаются также в информационной системе общего пользования - на официальном сайте Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии в сети Интернет (gost.ru)
Вступление
Международная организация по стандартизации ИСО (International Organization for Standardization, ISO) является всемирным объединением национальных органов по стандартизации (организаций - членов ИСО). Подготовка международных стандартов обычно ведется в технических комитетах ИСО. Каждая организация - член ИСО имеет право быть представленной в тех технических комитетах, тематика которых представляет для нее интерес. В этой работе совместно с ИСО также принимают участие международные правительственные и неправительственные организации. ИСО тесно сотрудничает с Международной Электротехнической Комиссией МЭК (International Electrotechnical Commission, IEC) по всем вопросам стандартизации в области электротехники.
Международные стандарты разрабатываются в соответствии с правилами, установленными в части 2 Директив ИСО/МЭК.
Основной задачей технических комитетов является подготовка международных стандартов. Одобренные техническими комитетами проекты стандартов рассылаются организациям - членам ИСО на голосование. Для публикации в качестве международного стандарта проект должен быть одобрен не менее чем 75% организаций - членов ИСО, принявших участие в голосовании.
Следует иметь в виду, что некоторые элементы данного международного стандарта могут быть предметом защиты в рамках патентного права. ИСО не несет ответственности за идентификацию соответствующих патентных прав.
ИСО 13008 был подготовлен техническим подкомитетом SC 11 "Управление документами и архивными документами" технического комитета ISO/TC 46 "Информация и документация".
Введение
Настоящий стандарт дает рекомендации по проведению конверсии документов из одного формата в другой и миграции документов из одной аппаратной и/или программной конфигурации в другую. Он содержит соответствующие требования в плане управления документами, а также описывает организационные и деловые рамки для выполнения процессов конверсии и миграции, вопросы технологического планирования и мониторинга/использования мер контроля над ходом процессов. В стандарте для каждого из этих процессов перечислены этапы, компоненты и конкретные методологии, при этом затрагиваются такие вопросы, как управление рабочими процессами (workflow), тестирование, контроль версий и контроль качества (валидация).
Настоящий стандарт идентичен международному стандарту ИСО 13008:2012 "Информация и документация. Процесс конверсии (миграции) электронных документов" (ISO 13008:2012 Information and documentation - Digital records conversion and migration process), который был разработан на основе подготовленного международной ассоциацией специалистов по управлению документами и информацией ARMA International национального стандарта США ANSI/ARMA 16-2007 "Процесс конверсии электронных документов: Планирование программы, требования, процедуры" (The Digital Records Conversion Process: Program Planning, Requirements, Procedures).
В связи с быстрыми темпами изменения технологий многие документы в электронной форме в какой-то момент времени необходимо будет преобразовать (провести конверсию) из одного формата в другой или переместить (мигрировать) из одной системы в другую для обеспечения их непрерывной доступности и пригодности к обработке.
Это не означает, что конверсия и миграция являются единственно возможными способами обеспечения долговременной сохранности электронных документов (электронной сохранности). Существует или разрабатывается ряд других методов, таких, как эмуляция, но в настоящее время конверсия и миграция являются наиболее распространенными способами обеспечения электронной сохранности. Хотя в настоящем стандарте тема электронной сохранности специально не рассматривается, однако особенности процессов конверсии и миграции могут повлиять на выбор стратегии электронной сохранности. Отношение организации к документам и документированию является основным фактором, влияющим на то, как в ней будут налажены процессы конверсии и миграции (включая выбор используемого формата, необходимого уровня контроля и т.д.). На момент разработки настоящего стандарта ни один из известных методов обеспечения долговременной сохранности не был признан предпочтительным. Учреждения и организации тем не менее признают полезность стандартизированных процедур; и для изучения и исследования методов обеспечения электронной сохранности, в том числе конверсии, миграции, эмуляции и обновления носителей, был создан ряд испытательных стендов и целевых групп с тем, чтобы определить, какие методы лучше всего работают.
Конверсия и миграция представляют собой отдельные методы обеспечения сохранности электронных документов. Их важно реализовывать на практике управляемым образом, во избежание деградации или потери аутентичности документов, их надежности, целостности и пригодности к использованию, обеспечивая тем самым сохранение доверия к документам и их юридической значимости (авторитетности документов), как это описано в ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007, пункты 7.2.2 - 7.2.5. Настоящий стандарт описывает компоненты программ, вопросы планирования, делопроизводческие требования и процедуры, используемые для осуществления конверсии и миграции электронных документов таким образом, чтобы сохранялись их аутентичность, надежность, целостность и пригодность к использованию и чтобы эти документы продолжали служить в качестве свидетельств деловых транзакций.
С самого начала следует отметить, что для выполнения требований к управлению документами не обязательно реализовать все рекомендованные в настоящем стандарте процедуры. Решение о том, какие именно процедуры внедрять, зависит от таких факторов, как тип планируемой конверсии или миграции и уровень риска, который организация готова принять. Кроме того, организациям рекомендуется учесть в требованиях к управлению корпоративными электронными документными системами свои перспективные планы проведения дальнейших конверсий и миграций документов.
Прежде чем приступить к выполнению проекта конверсии или миграции, нужно, чтобы играющие ключевую роль в этом процессе лица были ознакомлены с делопроизводческими требованиями, под которыми в сфере управления документами и информацией понимается соблюдение ряда принципов, относящихся к целостности документов, их аутентичности, надежности и пригодности к использованию. Соблюдение этих принципов обеспечивает сохранение контента (содержания), контекста и структуры документа, а также исключает возможность компрометации конкретного документа как свидетельства деловой деятельности. Эти принципы применимы вне зависимости от сроков хранения документов.
В настоящем стандарте специально не рассматриваются конверсия и миграция, выполняемые в рамках обычной повседневной деловой деятельности, а не в виде проектов.
1. Область применения
В настоящем стандарте рассматриваются вопросы планирования, требования и процедуры конверсии и миграции электронных документов (включающих электронные объекты и метаданные) с целью сохранения аутентичности, надежности, целостности и возможности использования этих документов в качестве свидетельств деловых транзакций. Эти электронные документы могут находиться в специальном хранилище либо активно использоваться в деловой деятельности.
Описанные в настоящем стандарте процедуры не охватывают в полной мере такие темы, как:
- системы резервного копирования;
- обеспечение долговременной сохранности электронных документов;
- функциональные возможности доверенных электронных хранилищ;
- процесс конверсии материалов из аналоговых в электронные и из электронных в аналоговые форматы.
2. Нормативные ссылки
Перечисленные ниже документы, на которые в тексте имеются ссылки, необходимы при применении данного стандарта. Для ссылок, в которых указана дата, применяется только упомянутая версия документа. Для ссылок без указания даты нужно использовать последнюю версию соответствующего документа (включая имеющиеся поправки):
ИСО 15489-1 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования (ISO 15489-1, Information and documentation - Records management - Part 1: General);
ИСО 23081-2 Информация и документация. Управление метаданными документов. Часть 2. Концептуальные вопросы и вопросы реализации (ISO 23081-2, Information and documentation - Managing metadata for records - Part 2: Conceptual and implementation issues).
3. Термины и определения
В настоящем стандарте применены термины по ИСО 15489-1, а также следующие термины с соответствующими определениями:
3.1 доступ (access): Право, возможность, средства для поиска, извлечения или использования информации
[ИСО 15489-1:2001, определение 3.1 <1>].
--------------------------------
<1> См. также ГОСТ Р ИСО 15489-1:2001, определение 3.4 (разработчик).
3.2 атрибут (attribute): Характеристика объекта или сущности.
Примечание - На основе определения, данного в ИСО/МЭК 11179-3:2003 <2>.
--------------------------------
<2> См. также ГОСТ Р ИСО/МЭК 11179-1-2010, определение 3.1.1 (разработчик).
Для просмотра документа целиком скачайте его >>>
