Утвержден и введен в действие
Приказом Федерального агентства
по техническому регулированию
и метрологии
от 20 июля 2017 г. N 731-ст
НАЦИОНАЛЬНЫЙ СТАНДАРТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ИНФОРМАЦИЯ И ДОКУМЕНТАЦИЯ
ОЦЕНКА РИСКОВ ДЛЯ ДОКУМЕНТНЫХ ПРОЦЕССОВ И СИСТЕМ
Information and documentation. Risk assessment for records
processes and systems
(ISO/TR 18128:2014, IDT)
ГОСТ Р 57551-2017/ISO/TR 18128:2014
ОКС 37.080:
25.040.40
Дата введения
1 июля 2019 года
Предисловие
1 ПОДГОТОВЛЕН Обществом с ограниченной ответственностью "ЭОС Тех" на основе собственного перевода на русский язык англоязычной версии документа, указанного в пункте 4
2 ВНЕСЕН Техническим комитетом по стандартизации ТК 459 "Информационная поддержка жизненного цикла изделий"
3 УТВЕРЖДЕН И ВВЕДЕН В ДЕЙСТВИЕ Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 20 июля 2017 г. N 731-ст
4 Настоящий стандарт идентичен международному стандарту ISO/TR 18128:2014 "Информация и документация. Оценка рисков для документных процессов и систем" (ISO/TR 18128:2014 "Information and documentation - Risk assessment for records processes and systems", IDT).
При применении настоящего стандарта рекомендуется использовать вместо ссылочных международных стандартов соответствующие им национальные стандарты Российской Федерации, сведения о которых приведены в дополнительном приложении ДА
5 ВВЕДЕН ВПЕРВЫЕ
Правила применения настоящего стандарта установлены в статье 26 Федерального закона от 29 июня 2015 г. N 162-ФЗ "О стандартизации в Российской Федерации". Информация об изменениях к настоящему стандарту публикуется в ежегодном (по состоянию на 1 января текущего года) информационном указателе "Национальные стандарты", а официальный текст изменений и поправок - в ежемесячном информационном указателе "Национальные стандарты". В случае пересмотра (замены) или отмены настоящего стандарта соответствующее уведомление будет опубликовано в ближайшем выпуске ежемесячного информационного указателя "Национальные стандарты". Соответствующая информация, уведомление и тексты размещаются также в информационной системе общего пользования - на официальном сайте Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии в сети Интернет (www.gost.ru)
Вступление
Международная организация по стандартизации ИСО (International Organization for Standardization, ISO) является всемирным объединением национальных органов по стандартизации - членов ИСО. Работа по подготовке международных стандартов обычно проводится техническими комитетами ИСО. Каждый член ИСО, заинтересованный в вопросе, для проработки которого был создан технический комитет, имеет право быть представленным в этом комитете. Международные правительственные и неправительственные организации, имеющие партнерские связи с ИСО, также принимают участие в этой работе. ИСО тесно сотрудничает с Международной электротехнической комиссией МЭК (International Electrotechnical Commission, IEC) по всем вопросам стандартизации в области электротехники.
Международные стандарты разрабатываются и в дальнейшем поддерживаются в соответствии с правилами, установленными в части 1 директив ИСО/МЭК. Следует, в частности, иметь в виду различные критерии, соответствие которым необходимо для утверждения документов ИСО разных типов. Технический отчет ИСО/ТО 18128:2014 был разработан в соответствии с правилами редакционной работы, установленными частью 2 директив ИСО/МЭК <1>.
--------------------------------
<1> См. www.iso.org/directives.
Следует принять во внимание, что некоторые элементы данного документа могут подпадать под действие патентного права. ИСО и МЭК не несут ответственность за идентификацию соответствующих патентных прав. Сведения о выявленных в ходе разработки технического отчета ИСО/ТО 18128:2014 патентных правах содержатся во введении и/или в перечне ИСО полученных патентных деклараций <2>.
--------------------------------
<2> См. www.iso.org/patents.
Все встречающиеся в данном документе торговые наименования представляют собой сведения, включенные для удобства пользователей, и их упоминание не означает официальной поддержки соответствующих продуктов со стороны ИСО.
Разъяснения принятых в ИСО трактовок специфических терминов и выражений, относящихся к оценке соответствия, а также информацию о приверженности ИСО принципам ВТО в части борьбы с техническими барьерами для торговли (Technical Barriers to Trade, TBT) можно найти на веб-сайте ИСО по адресу http://www.iso.org/iso/home/standards_development/resources-for-technical-work/foreword.htm.
Технический отчет ИСО/ТО 18128:2014 был разработан Техническим подкомитетом ПК 11 "Управление документами и архивами" Технического комитета ИСО/ТК 46 "Информация и документация" (ISO/TC 46/SC 11 "Archives/records management", ISO/TC 46 "Information and documentation").
Введение
Все организации идентифицируют угрожающие их успешному функционированию риски и управляют ими. Специалисты организации по управлению документами несут ответственность за идентификацию и управление рисками, относящимися к документным процессам и системам.
Настоящий стандарт должен помочь специалистам по управлению документами и ответственным за документы в своих организациях сотрудникам оценивать риски, связанные с документными процессами и системами.
Примечание - Под "системой" понимается любое деловое программное приложение, в котором создаются и хранятся документы.
Данная задача отличается от более общей задачи идентификации и оценки деловых рисков организации, где создание и хранение адекватных документов является одним из стратегических способов реагирования. Решения о необходимости создания документов в качестве реакции на риски для основной деятельности являются деловыми решениями, которые должны приниматься с учетом результатов анализа требований и потребностей организации в документах, проводимого совместно специалистами по управлению документами и представителями деловых подразделений. Настоящий стандарт исходит из того, что организация создала отражающие ее деловую деятельность документы с тем, чтобы удовлетворить потребности оперативной деятельности и иные нужды, и, по крайней мере, внедрила минимальный набор мер, обеспечивающих систематическое управление документами и контроль над ними.
Последствием рисковых событий для документных процессов и систем является утрата или повреждение документов, которые в результате становятся непригодными для использования, утрачивают надежность, аутентичность, полноту и/или неизменность, и могут поэтому не удовлетворять потребностям организации.
Настоящий стандарт содержит рекомендации и примеры, основанные на общих принципах менеджмента риска, установленных ИСО 31000 (см. рисунок 1), которые применены в отношении рисков, связанных с документными процессами и системами. Стандарт охватывает следующие вопросы:
a) идентификация рисков,
b) анализ риска,
c) сравнительная оценка риска.
Рисунок 1 - Процесс менеджмента риска
Примечание - Рисунок 1 взят из ИСО 31000:2009. Приведенная на нем нумерация разделов относится к тексту указанного стандарта.
Результаты анализа риска для документных процессов и систем следует включать в общую систему управления рисками организации. В результате организация будет лучше контролировать свои документы и их качество в плане использования в деловых целях.
Раздел 5 содержит всесторонний перечень областей неопределенности, связанных с документными процессами и системами, предназначенный для идентификации рисков.
Раздел 6 содержит руководство по определению последствий и вероятностей идентифицированных рисковых событий с учетом наличия (или отсутствия) и эффективности применяемых мер и средств контроля и управления.
Раздел 7 содержит руководство по определению значимости уровня и типа идентифицированных рисков.
Стандарт не затрагивает вопросы воздействия на риски. По завершении оценки рисков, связанных с документными процессами и системами, эти риски документируются и соответствующие сведения передаются в подразделение (службу) организации, занимающееся менеджментом риска. Реагирование на оцененные риски осуществляется в рамках общей программы управления рисками организации. Приоритет, установленный оцененным рискам специалистом по управлению документами, впоследствии учитывается при принятии организацией решений об управлении этими рисками.
1 Область применения
Настоящий стандарт должен помочь организациям в оценке рисков для документных процессов и систем, для обеспечения того, чтобы документы удовлетворяли выявленным потребностям деятельности до тех пор, пока в этом сохраняется необходимость.
Настоящий стандарт:
a) устанавливает метод анализа, проводимого с целью идентификации (выявления) рисков, связанных с документными процессами и системами;
b) описывает метод анализа потенциальных последствий неблагоприятных событий для документных процессов и систем;
c) содержит рекомендации по проведению оценки рисков, связанных с документными процессами и системами, а также
d) содержит рекомендации по документированию выявленных и оцененных рисков, в рамках подготовки к смягчению или устранению этих рисков.
В настоящем стандарте не рассматриваются риски для деятельности организации общего характера, которые могут быть смягчены, в том числе, путем создания документов.
Настоящий стандарт может быть использован любыми организациями, вне зависимости от их размера, характера деятельности и сложности их функций и структуры. Перечисленные факторы, а также предписывающий создание документов и контроль над ними режим законодательно-нормативного регулирования, в условиях которого организация осуществляет свою деятельность, принимаются во внимание при идентификации и оценке рисков, связанных с документами и документными системами.
При установлении границ ответственности организации следует учитывать сложную систему взаимоотношений с другими организациями и внешними и внутренними заинтересованными сторонами, в том числе партнерские отношения и договорные обязательства, касающиеся цепочек поставок и передачи на аутсорсинг ряда функций, которые являются характерной особенностью деятельности современных государственных и коммерческих организаций. Установление границ ответственности организации является первым шагом в определении объема и содержания проекта оценки связанных с документами рисков.
В настоящем стандарте вопрос воздействия на риски (смягчения рисков) непосредственно не рассматривается, поскольку соответствующие методы являются специфическими для каждой организации.
Стандарт может быть использован специалистами по управлению документами, лицами, несущими в своих организациях ответственность за документы, а также аудиторами и руководителями, отвечающими в организациях за программы менеджмента риска.
2 Нормативные ссылки
Настоящий стандарт содержит ссылки нормативного характера на перечисленные ниже документы, которые (полностью или частично) необходимы для его применения. Для датированных ссылок применима только та версия, которая упомянута в тексте. В случае недатированных ссылок необходимо использовать
Для просмотра документа целиком скачайте его >>>
