Как оформляются приказы (распоряжения) в организации?
Приказы (распоряжения) оформляются в свободной форме и, как правило, имеют следующий состав реквизитов: дата подписания (дата вступления в силу, если отличается от даты подписания), регистрационный номер, заголовок, текст, подпись руководителя, подпись заинтересованного лица об ознакомлении.
При оформлении организационно-распорядительных и информационно-справочных документов, в частности приказов, можно ориентироваться на ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов" (утв. Приказом Росстандарта от 08.12.2016 N 2004-ст) (далее - Стандарт). Стандарт определяет правила создания документов, состав реквизитов документов; даются схемы расположения реквизитов на документе, правила их оформления, в том числе с применением информационных технологий; виды бланков, состав реквизитов бланков, приведены образцы бланков. В целях применения ГОСТ Р 7.0.97-2016 разработаны Методические рекомендации.
Требования к оформлению приказа (распоряжения)
Требования к оформлению приказа распространяются на состав реквизитов документа, а также порядок расположения реквизитов документа на бланках установленного вида:
• в приказах организации текст излагается от первого лица единственного числа ("приказываю") (п. 5.18 Стандарта);
• заголовок к тексту формулируется с предлогом "о" ("об") и отвечает на вопрос "о чем?": "приказ (о чем?) о _________" и может оформляться над текстом посередине рабочего поля документа и центрироваться относительно самой длинной строки либо под реквизитами бланка слева, от границы левого поля (п. 5.17 Стандарта, п. 4.17 Методических рекомендаций);
• приказы издаются на бланке организации, среди которых выделяются: общий бланк; бланк письма; бланк конкретного вида документа (п. 6.6 Стандарта, п. 6.3 Методических рекомендаций). Стандарт также приводит образцы бланков (Приложение В к Стандарту, Приложения N N 4 и 12 к Методическим рекомендациям).
Отметим, что применение организацией Стандарта и Методических рекомендаций носит добровольный характер (ч. 1 ст. 26 Федерального закона от 29.06.2015 N 162-ФЗ "О стандартизации в Российской Федерации", п. 1 Стандарта, п. 1.1 Методических рекомендаций), поэтому решение о том, как оформлять приказ, организация принимает самостоятельно, выбирая более удобный для нее вариант.
На практике приказы оформляются в свободной форме и, как правило, имеют следующий состав реквизитов: дата подписания, которая указывается при регистрации приказа, дата вступления в силу (если отличается от даты подписания), регистрационный номер, заголовок, текст, подпись руководителя, подпись заинтересованного лица об ознакомлении. Приказ может быть оформлен на фирменном бланке организации.
Классификация приказов (распоряжений)
Законодательно регламентируются сроки хранения организацией приказов (распоряжений), которые зависят от вида приказа (распоряжения).
В зависимости от вида и срока хранения приказы (распоряжения) организации классифицируются следующим образом (ст. ст. 19, 434 Перечня утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236 (далее - Перечень N 236)):
1) приказы (распоряжения) по основной деятельности (срок хранения - постоянно);
2) приказы (распоряжения) по личному (кадровому) составу, которые, в свою очередь, делятся:
• на приказы о приеме, переводе, перемещении, ротации, совмещении, совместительстве, увольнении, оплате труда, аттестации, повышении квалификации, присвоении классных чинов, разрядов, званий, поощрении, награждении, об изменении анкетно-биографических данных, отпусках по уходу за ребенком, отпусках без сохранения заработной платы (срок хранения - 50/75 лет);
• приказы о ежегодных оплачиваемых отпусках, об отпусках в связи с обучением, о дежурствах, не связанных с основной (профильной) деятельностью, служебных проверках, направлении в командировку работников (срок хранения - 5 лет, приказов об отпусках, о командировках работников с вредными и (или) опасными условиями труда - 50/75 лет);
• приказы о дисциплинарных взысканиях (срок хранения - 3 года).
3) приказы (распоряжения) по административно-хозяйственной деятельности (срок хранения - 5 лет).
Порядок определения сроков хранения документов разъяснен в разд. 4 Инструкции, утвержденной Приказом Росархива от 20.12.2019 N 237.
Приказы по основной деятельности
Приказы по основной деятельности издаются в целях осуществления управленческой деятельности, вытекающей из функций и задач организации, в том числе порядок создания и финансирования деятельности организации, ее материально-технического обеспечения, информационное и документационное обеспечение деятельности, социальные вопросы. Можно обозначить основной критерий отнесения приказа именно к рассматриваемой группе приказов: в его содержании отражена основная (производственная) деятельность организации согласно положениям учредительной документации (устава и т.д.).
Подготовка приказов по основной деятельности возлагается на структурные подразделения организации, в чьей зоне ответственности находится вопрос, которому посвящен приказ, на основании решения руководителя. Ответственным за подготовку, согласование и оформление приказа, как правило, является руководитель подразделения, который готовит проект и представляет его на подпись.
При наличии в организации службы делопроизводства она осуществляет контроль над правильностью оформления приказов. Утверждает и подписывает приказы руководитель организации или его заместитель, официально исполняющий обязанности руководителя во время его длительного отсутствия (командировка, отпуск, болезнь).
В качестве примера можно обозначить следующие тематические группы приказов по основной деятельности:
1) приказы, устанавливающие организационную структуру организации и штатное расписание, например:
• о введении в действие / об утверждении штатного расписания и его изменении;
• об определении структуры организации и ее изменении;
• о создании обособленного подразделения, филиалов, представительств и упразднении существующих;
2) приказы, определяющие полномочия и ответственность работников организации, например:
• о вступлении в должность руководителя;
• о возложении на генерального директора обязанностей главного бухгалтера;
• о досрочном сложении полномочий генерального директора;
• о назначении ответственного за ведение кадрового производства;
• о назначении ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек;
3) приказы об утверждении и введении в действие локальных нормативных актов организации;
4) приказы об установлении режима работы в организации, в том числе в праздники, при неполном рабочем дне, неполной рабочей неделе и т.д.;
5) приказы в области охраны труда и техники безопасности, например:
• о введении инструкции по организации охраны труда;
• о назначении ответственного лица за обеспечение пожарной безопасности в офисе;
• о запрещении курения.
Оформление приказа по основной деятельности производится по тем же правилам, что и прочих приказов.
Структура документа может быть следующей (п. 4 Методических рекомендаций по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016):
• наименование организации;
• дата издания приказа;
• регистрационный номер;
• место составления (издания) приказа;
• наименование приказа (например, "Приказ о создании филиала в г. Санкт-Петербурге");
• заголовок к тексту приказа;
• основное содержание приказа;
• список приложений (при наличии);
• подпись руководителя;
• визы.
Приказы (распоряжения) по личному (кадровому) составу
Приказы по личному составу издаются, в частности, в случаях:
• приема на работу нового работника,
• перевода работника на другую работу,
• предоставления работнику отпуска,
• дисциплинарного взыскания,
• увольнения работника,
• изменения личных данных работника.
Подготовка приказов по личному (кадровому) составу возлагается на структурные подразделения организации, ответственные за кадровый учет. Утверждает и подписывает приказы руководитель организации или его заместитель, официально исполняющий обязанности руководителя во время его длительного отсутствия (командировка, отпуск, болезнь).
Единых сроков ознакомления работников с приказами по личному составу не предусмотрено, они уставлены трудовым законодательством применительно к конкретной ситуации.
Так, например, приказ о приеме на работу объявляется работнику под роспись в трехдневный срок со дня фактического начала работы (ч. 2 ст. 68 ТК РФ).
С приказом о предоставлении работнику ежегодного оплачиваемого отпуска следует ознакомить не позднее чем за две недели до начала отпуска (ч. 3 ст. 123 ТК РФ).
С приказом о дисциплинарным взыскании работника следует ознакомить в течение трех рабочих дней с даты его издания (не считая времени отсутствия работника на работе) (ч. 6 ст. 193 ТК РФ).
Структура приказа по личному составу может быть следующей (п. 4 Методических рекомендаций по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016):
• дата и место составления приказа;
• номер приказа;
• наименование приказа;
• текст приказа, где указывается Ф.И.О. и должность работника, предмет приказа;
• подпись руководителя;
• печать (если используется);
• отметки об ознакомлении с приказом.
Подготовлено на основе материала
Л.В. Поповой
ООО "Управляющая компания "КВС"
См. также: • Как составить приказ об отмене другого приказа? • Как определяется дата вступления в силу приказа организации? • Как внести изменения в приказ?
