Каков порядок списания спецодежды и оформления списания, в том числе акта на списание СИЗ?
Списание СИЗ в организации производится на основании акта о списании, оформленного специальной инвентаризационной комиссией. В личной карточке работника делается отметка при возврате им СИЗ работодателю.
На работах с вредными и (или) опасными условиями труда, а также на работах, выполняемых в особых температурных условиях или связанных с загрязнением, работникам бесплатно выдаются прошедшие обязательную сертификацию или декларирование соответствия специальная одежда, специальная обувь и другие средства индивидуальной защиты, а также смывающие и (или) обезвреживающие средства в соответствии с типовыми нормами, которые устанавливаются в порядке, определяемом Правительством РФ (ч. 1 ст. 221 ТК РФ).
СИЗ работников - это технические средства индивидуального пользования, используемые для предотвращения или уменьшения воздействия на работников вредных и (или) опасных производственных факторов, а также для защиты от загрязнения (ч. 7 ст. 209 ТК РФ, п. 3 Межотраслевых правил обеспечения работников специальной одеждой, специальной обувью и другими средствами индивидуальной защиты, утв. Приказом Минздравсоцразвития России от 01.06.2009 N 290н (далее - Межотраслевые правила)).
Нормативное регулирование списания СИЗ
При выдаче работникам СИЗ работодатель руководствуется типовыми нормами, соответствующими его виду деятельности.
Если профессии (должности) работников в типовых нормах отсутствуют, то СИЗ выдаются согласно типовым нормам для работников сквозных профессий и должностей всех отраслей экономики. В случае, когда и в данных нормах нет требуемых профессий (должностей), необходимо руководствоваться типовыми нормами для работников, профессии (должности) которых характерны для выполняемых работ (п. 14 Межотраслевых правил, Письмо Минтруда России от 16.03.2016 N 15-2/ООГ-1049).
Работодатель имеет право устанавливать нормы бесплатной выдачи работникам специальной одежды, специальной обуви и других средств индивидуальной защиты, улучшающие по сравнению с типовыми нормами защиту работников от имеющихся на рабочих местах вредных и (или) опасных факторов, а также особых температурных условий или загрязнения.
Указанные нормы утверждаются локальными нормативными актами работодателя на основании результатов проведения специальной оценки условий труда и с учетом мнения соответствующего профсоюзного или иного уполномоченного работниками органа и могут быть включены в коллективный и (или) трудовой договор с указанием типовых норм, по сравнению с которыми улучшается обеспечение работников средствами индивидуальной защиты (Письмо Минтруда России от 01.08.2019 N 15-2/ООГ-1722, п. 6 Межотраслевых правил).
Работникам, занятым на работах с вредными и опасными условиями труда, СИЗ выдаются на основании результатов проведения специальной оценки условий труда (п. 5 Межотраслевых правил).
Работодатель за счет своих средств обязан в соответствии с установленными нормами обеспечивать своевременную выдачу специальной одежды, специальной обуви и других средств индивидуальной защиты, а также их хранение, стирку, сушку, ремонт и замену.
Работодатель обязан организовать надлежащий учет и контроль за выдачей работникам СИЗ в установленные сроки. Сроки пользования СИЗ исчисляются со дня фактической выдачи их работникам. Выдача работникам и сдача ими СИЗ фиксируются записью в личной карточке учета выдачи СИЗ, форма которой приведена в Приложении к Межотраслевым правилам. Допускается ведение карточек учета выдачи СИЗ в электронной форме с обязательной персонификацией работника (п. 13 Межотраслевых правил).
Единица учета спецодежды - каждая вещь, выдаваемая работнику, или пара, если речь идет об обуви, перчатках и иных парных предметах. Комплект спецодежды может состоять из нескольких отдельных предметов. Порядок бухгалтерского учета специальной одежды в организациях регулируется Методическими указаниями по бухгалтерскому учету специального инструмента, специальных приспособлений, специального оборудования и специальной одежды, утвержденными Приказом Минфина России от 26.12.2002 N 135н (далее - Методические указания).
Кроме порядка списания стоимости (несколько вариантов) СИЗ в бухгалтерском учете Методические указания содержат также общий порядок учета и списания спецодежды.
Списание специальной одежды с бухгалтерского учета в качестве отдельного объекта учета осуществляется только при его фактическом физическом выбытии. Определение непригодности и решение вопроса о списании специальной одежды осуществляются в организации постоянно действующей инвентаризационной комиссией (в дальнейшем - комиссия). Учитывая объем работ, их специальный характер, в организациях могут создаваться рабочие инвентаризационные комиссии (п. п. 31, 34 Методических указаний).
Таким образом, отдельного нормативного акта, который бы регулировал порядок списания СИЗ в организациях, нет, он не разработан. Учет и списание СИЗ производятся на основании локальных актов организации, разработанных в соответствии с требованиями Межотраслевых правил и Методическими указаниями. Согласно нормам, приведенным в этих документах, в организации должна быть создана инвентаризационная комиссия (постоянная или рабочая), в состав которой входят работник (уполномоченное лицо) по охране труда и работник бухгалтерии. То есть при списании СИЗ должны участвовать работники и той и другой служб.
Порядок списания СИЗ в организации
В эксплуатационной документации к средствам индивидуальной защиты должны указываться комплектность, срок хранения или годности, гарантийный срок (для средств индивидуальной защиты, теряющих защитные свойства в процессе хранения и (или) эксплуатации), правила безопасного хранения, использования (эксплуатации и ухода), транспортировки и утилизации, а также при необходимости климатическое исполнение средств индивидуальной защиты и правила их дегазации, дезактивации, дезинфекции, а также способы подтверждения их защитных свойств (пп. 12 п. 4.2 Технического регламента Таможенного союза ТР ТС 019/2011 "О безопасности средств индивидуальной защиты", утв. Решением Комиссии Таможенного союза от 09.12.2011 N 878).
Соответственно, при поступлении спецодежды в организацию в сопроводительной документации должна содержаться информация о сроке использования специальной одежды. При этом сроки использования утверждены Типовыми нормами бесплатной выдачи специальной одежды, специальной обуви и других средств индивидуальной защиты работникам сквозных профессий и должностей всех видов экономической деятельности, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, а также на работах, выполняемых в особых температурных условиях или связанных с загрязнением (утв. Приказом Минтруда России от 09.12.2014 N 997н).
В документах, оформляющих отпуск специальной одежды работникам (требования и т.п.), наряду с другими реквизитами следует отражать основание выдачи, а в личной карточке - срок носки, процент годности на момент выдачи. В организациях устанавливается контроль за сроками нахождения специальной одежды в производстве (эксплуатации). Для этого рекомендуется, например, на ней ставить штамп с указанием даты выдачи работникам (п. п. 62, 63 Методических указаний).
СИЗ, возвращенные работниками по истечении сроков носки, но пригодные для дальнейшей эксплуатации, используются по назначению после проведения мероприятий по уходу за ними (стирка, чистка, дезинфекция, дегазация, дезактивация, обеспыливание, обезвреживание и ремонт). Пригодность указанных СИЗ к дальнейшему использованию, необходимость проведения и состав мероприятий по уходу за ними, а также процент износа СИЗ устанавливаются уполномоченным работодателем должностным лицом или комиссией по охране труда организации (при наличии) и фиксируются в личной карточке учета выдачи СИЗ (п. 22 Правил).
При этом срок носки указанных СИЗ не должен превышать срока хранения (для СИЗ, теряющих защитные свойства в процессе хранения) или годности, гарантийного срока, предусмотренных маркировкой, наносимой на упаковку изделия, а также эксплуатационной документацией к СИЗ (Письмо Минтруда России от 02.11.2016 N 15-2/ООГ-3886).
Списание спецодежды может производиться по следующим основаниям:
• истек срок носки и одежда непригодна для дальнейшего использования;
• выбытие вследствие аварий, пожаров и стихийных бедствий, а также других чрезвычайных ситуаций;
• умышленная порча СИЗ работником либо порча не по вине работника;
• выявленная недостача или потеря СИЗ.
Как указывалось выше, в организации формируется постоянная или рабочая инвентаризационная комиссия, в состав которой входят в том числе работники службы охраны труда и бухгалтерии. Порядок формирования инвентаризационной комиссии регламентирован Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными Приказом Минфина России от 13.06.1995 N 49 (далее - Указания N 49). В состав инвентаризационной комиссии включаются представители администрации организации, работники бухгалтерской службы, другие специалисты (инженеры, экономисты, техники и т.д.) (п. 2.3 Указаний N 49). Председателем, как правило, назначают заместителя руководителя организации или главного бухгалтера.
Состав комиссии и ее председателя утверждает руководитель организации приказом о проведении инвентаризации. Можно назначить постоянно действующую или рабочую инвентаризационную комиссию.
Функциями комиссии в части вопросов использования и списания специальной одежды являются (п. 35 Методических указаний):
• непосредственный осмотр специальной одежды, предъявленной к списанию, и установление ее непригодности к дальнейшему использованию или возможности (невозможности) и целесообразности ее восстановления;
• определение причин выхода из строя (нормальный износ, нарушение нормальных условий эксплуатации, авария, пожар, стихийное бедствие и т.д.);
• выявление лиц, по вине которых специальная одежда преждевременно вышла из строя, внесение руководству организации предложений о привлечении этих лиц к ответственности, установленной законодательством (возмещение реального ущерба);
• составление акта на списание специальной одежды и представление акта на утверждение руководителю организации или уполномоченному им лицу;
• осуществление контроля за разборкой списанных объектов (после утверждения акта о списании) (в частности, из спецодежды делается ветошь, которая используется далее в организации по назначению).
Унифицированной формы акта на списание СИЗ нет, организация должна разработать ее самостоятельно. Важным является наличие в акте реквизитов, предусмотренных ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете". Рекомендуемая форма акта о списании СИЗ утверждена Постановлением Главного государственного санитарного врача РФ от 28.10.2003 N 157 (Приложение 5 к СанПиН 2.2.8.46-03 "2.2.8. Средства коллективной и индивидуальной защиты. Санитарные правила по дезактивации средств индивидуальной защиты. Санитарно-эпидемиологические правила и нормы" (утв. Главным государственным санитарным врачом РФ 26.10.2003)).
В акте на списание СИЗ отражаются сведения о наименованиях спецодежды, подлежащей списанию, ее количестве, цене, сроке службы. Необходимо также указать причину списания спецодежды.
Как правило, на основании акта руководитель организации издает приказ о списании СИЗ.
Таким образом, списание спецодежды в организации проводится на основании акта о списании СИЗ, оформленного по результатам заседания инвентаризационной комиссии, по решению которой непригодная спецодежда списывается и утилизируется по приказу руководителя.
Списание СИЗ с работников
Выдача работникам и сдача ими СИЗ фиксируются записью в личной карточке учета выдачи СИЗ, форма которой приведена в Приложении к Межотраслевым правилам (п. 13 Межотраслевых правил). Работодатель вправе вести учет выдачи работникам СИЗ с применением программных средств (информационно-аналитических баз данных). Электронная форма учетной карточки должна соответствовать установленной форме личной карточки учета выдачи СИЗ. При этом в электронной форме личной карточки учета выдачи СИЗ вместо личной подписи работника указываются номер и дата документа бухгалтерского учета о получении СИЗ, на котором имеется личная подпись работника.
Личные карточки учета выдачи СИЗ, законченные делопроизводством, по нашему мнению, должны храниться в организации 3 года, а в случае отсутствия других документов о вредных и опасных условиях труда - 50 лет, если они закончены делопроизводством после 01.01.2003, и 75 лет, если они закончены делопроизводством до 01.01.2003 (ст. 427 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236, сноска 3 к этому Перечню).
СИЗ, возвращенные работниками по истечении сроков носки, но пригодные для дальнейшей эксплуатации, используются по назначению после проведения мероприятий по уходу за ними (стирка, чистка, дезинфекция, дегазация, дезактивация, обеспыливание, обезвреживание и ремонт). Пригодность указанных СИЗ к дальнейшему использованию, необходимость проведения и состав мероприятий по уходу за ними, а также процент износа СИЗ устанавливаются уполномоченным работодателем должностным лицом или комиссией по охране труда организации (при наличии) и фиксируются в личной карточке учета выдачи СИЗ.
Работники должны ставить в известность работодателя (или его представителя) о выходе из строя (неисправности) СИЗ.
Таким образом, получая в организации спецодежду, работник уведомляется о сроках ее годности, проценте износа и дате, когда необходимо обратиться к работодателю для принятия решения о дальнейшей эксплуатации СИЗ либо их замене. Выдача и списание по решению работодателя (износ либо значительное повреждение) фиксируются в личной карточке работника.
Если же спецодежда была утеряна или испорчена по вине работника либо по обстоятельствам, от него не зависящим, то в этом случае работник пишет объяснительную записку на имя своего руководителя с пояснением причин утраты имущества. В зависимости от обстоятельств с работника может быть взыскан прямой действительный ущерб в размере стоимости СИЗ с учетом износа (ст. 238 ТК РФ). Если же работник не виновен в утрате СИЗ, то по решению комиссии спецодежда будет списана с его карточки без последствий для работника.
Работник возвращает спецодежду, как правило, в день увольнения (п. 64 Методических указаний). При получении от работника спецодежды информация фиксируется в специальном разделе личной карточки учета выдачи СИЗ. В частности, следует указать: дату возврата, количество спецодежды, процент износа. Если спецодежда испорчена, рекомендуется составить акт для рассмотрения вопроса о списании инвентаризационной комиссией. В карточке в этом случае делается запись о стопроцентном износе. Соответственно, при увольнении СИЗ будет списываться также по решению инвентаризационной комиссии.
Таким образом, возврат работником спецодежды и (или) списание ее с личной карточки работника может производиться по следующим причинам:
• закончен срок годности (естественный износ) СИЗ;
• порча по вине работника;
• порча (утрата) по не зависящим от работника обстоятельствам;
• увольнение работника.
Возврат СИЗ отражается в личной карточке работника в разделе "Возвращено". Дальнейшее использование спецодежды определяется по мере возможности ее использования другими работниками.
Подготовлено на основе материала
О.Э. Савенок
АО "Руна"
Региональный информационный центр
Сети КонсультантПлюс
См. также: Как в бухгалтерском учете списать спецодежду при увольнении работника?
