УТВЕРЖДАЮ
____________________ _______________
(наименование должности руководителя
организации)
____________________ _______________
(Ф.И.О., подпись)
"___"________ ___ г.
ПОЛОЖЕНИЕ
об отделе делопроизводства предприятия
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Отдел делопроизводства (далее - отдел) является структурным подразделением ________ "__________________" (далее - предприятие).
1.2. Отдел создан на основании приказа руководителя N _____ от "___"_________ _____ г.
1.3. Работники отдела назначаются и освобождаются от должности на основании решения руководителя по представлению начальника отдела.
1.4. Сотрудники отдела должны знать и руководствоваться в своей работе следующим:
- Конституция Российской Федерации;
- постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих органов, касающиеся организации делопроизводства;
- Единая государственная система делопроизводства <1>; стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
- структура предприятия, учреждения, организации; организация делопроизводства; схемы документооборота;
- порядок составления номенклатуры дел, описей дел постоянного и временного хранения, установленной отчетности; сроки и порядок сдачи дел в архив;
- системы организации контроля за исполнением документов;
- оргтехника и другие технические средства управленческого труда;
- основы экономики, организации производства, труда и управления;
- основы трудового законодательства;
- правила и нормы охраны труда;
- локальные акты предприятия.
1.5. В отделе должны быть документы и материалы по следующим вопросам:
- методические материалы по организации делопроизводства, схемы документооборота;
- порядок составления номенклатуры дел, описей дел постоянного и временного хранения, установленной отчетности;
- сроки и порядок сдачи дел в архив;
- Единая государственная система делопроизводства;
- стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
- структура предприятия и его подразделений;
- системы организации контроля за исполнением документов;
- методы эффективного применения оргтехники и других технических средств управленческого труда;
- правила внутреннего трудового распорядка;
- правила и нормы охраны труда, пожарной безопасности.
2. СТРУКТУРА ОТДЕЛА
2.1. Структуру и штаты отдела утверждает руководитель предприятия.
2.2. Руководство отделом осуществляет начальник отдела.
2.3. В состав отдела входят (указать должность):
- документовед <2>;
- делопроизводитель <3>;
- ____________________ ___________ _____________________.
3. ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ ОТДЕЛА
Основными задачами отдела являются:
- обеспечение организации делопроизводства на предприятии в соответствии с типовой инструкцией по делопроизводству и работе архива;
- организация и обеспечение функционирования в структурных подразделениях предприятия Единой системы делопроизводства;
- организация и обеспечение единого порядка работы с документами;
- совершенствование форм и методов делопроизводства;
- осуществление контроля за своевременным прохождением, исполнением и качественным оформлением документов в структурных подразделениях предприятия, анализ исполнительской дисциплины;
- организация работы с исходящей и входящей корреспонденцией;
- систематизация и хранение документов текущего архива;
- учет объема документооборота;
- разработка, внедрение новых технологических процессов работы с документами и документной информацией на основе использования средств организационной и вычислительной техники, в том числе упорядочение состава документов и информационных показателей, сокращение их количества и оптимизация документопотоков;
- организация методической помощи в работе с документами в структурных подразделениях предприятия;
- подготовка документов к передаче в архив.
4. ФУНКЦИИ ОТДЕЛА
В соответствии с возложенными на него задачами отдел осуществляет следующие функции:
4.1. Организует в целом делопроизводство на предприятии.
4.2. Разрабатывает, внедряет новые технологические процессы работы с документами и документной информацией, способствующие сокращению сроков прохождения и исполнения документов; принимает меры по упорядочению состава документов, оптимизации документопотоков и документооборота в целом.
4.3. Принимает участие в постановке задач, проектировании, эксплуатации и совершенствовании (в части информационного обеспечения) автоматизированных информационных систем, а также новейших информационных технологий (в том числе безбумажных), применяемых на предприятии.
4.4. Обеспечивает своевременное рассмотрение документов, представляемых для доклада руководству предприятия.
4.5. Проверяет качество оформления документов, представляемых на подпись руководству предприятия.
4.6. Осуществляет экспедиционную обработку, прием, регистрацию, учет, хранение, доставку и рассылку корреспонденции (входящей, исходящей, внутренней), в том числе переданной по специальным средствам связи, ведет справочную работу по ней.
4.7. Обеспечивает соответствующий режим доступа к документам и использования информации, содержащейся в них.
4.8. Организует и осуществляет машинописное (или с применением средств вычислительной техники) изготовление, копирование, оперативное размножение документов.
4.9. Осуществляет методическое руководство и контроль за организацией документационного обеспечения в структурных подразделениях предприятия.
4.10. Ведет учет объема документооборота.
4.11. Организует работу по приему руководством предприятия посетителей по личным вопросам, а также делопроизводство по обращениям граждан в соответствии с типовой инструкцией по делопроизводству и работе архива на предприятии.
4.12. Принимает участие в организации технического обслуживания созываемых руководством предприятия совещаний и заседаний.
4.13. Организует и проводит мероприятия по повышению квалификации должностных лиц, занятых документационным обеспечением деятельности предприятия.
4.14. Осуществляет методическое руководство деятельностью других структурных подразделений по вопросам делопроизводства.
4.15. Ведет в рамках своей компетенции делопроизводство, осуществляет формирование и отправление/получение корреспонденции и другой информации по электронным каналам связи.
4.16. Организует ведение нормативно-справочной информации, относящейся к функциям отдела.
4.17. Обеспечивает в пределах своей компетенции защиту сведений, составляющих государственную тайну, и иных сведений ограниченного распространения.
4.18. Осуществляет в соответствии с законодательством Российской Федерации работу по комплектованию, хранению, учету и использованию архивных документов, образовавшихся в ходе деятельности отдела.
Возложение на отдел функций, не относящихся к делопроизводству, не допускается.
5. ПРАВА
Отдел делопроизводства для решения возложенных на него задач имеет право:
- осуществлять проверку организации делопроизводства в структурных подразделениях предприятия, о результатах проверок докладывать руководству;
- запрашивать и получать в установленном порядке от структурных подразделений предприятия необходимые документы для выполнения возложенных на отдел функций;
- запрашивать от руководства и структурных подразделений предприятия необходимые документы по вопросам, связанным с реализацией возложенных на отдел прав и обязанностей;
- требовать от руководителей структурных подразделений предприятия выполнения установленных правил работы с документами, входящей и исходящей корреспонденцией, своевременного исполнения распоряжений руководства предприятия;
- вносить руководству предприятия предложения по совершенствованию форм и методов работы с документами в структурных подразделениях и администрации предприятия;
- возвращать исполнителям на доработку ответы, подготовленные с нарушением установленных требований;
- привлекать специалистов структурных подразделений предприятия к подготовке проектов методических документов по вопросам документационного обеспечения, делопроизводства и архива.
6. ВЗАИМОДЕЙСТВИЕ СО СТРУКТУРНЫМИ
ПОДРАЗДЕЛЕНИЯМИ ПРЕДПРИЯТИЯ
6.1. В процессе производственной деятельности предприятия отдел постоянно взаимодействует со следующими структурными подразделениями:
- ____________________ ___________ ___________________________,
(указать структурные подразделения)
- ____________________ ___________ ___________________________,
- ____________________ ___________ ___________________________,
- ____________________ ___________ ___________________________.
6.2. По вопросам, относящимся к его компетенции, отдел оказывает содействие всем подразделениям предприятия.
7. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ
7.1. Всю полноту ответственности за качество и своевременность выполнения возложенных Положением на отдел задач и функций несет начальник отдела.
7.2. Степень ответственности других работников устанавливается должностными инструкциями.
7.3. Начальник и другие сотрудники отдела несут персональную ответственность за соответствие оформляемых ими документов и операций с корреспонденцией законодательству Российской Федерации.
8. КРИТЕРИИ ОЦЕНКИ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОТДЕЛА
8.1. Своевременное и качественное выполнение поставленных целей и задач.
8.2. Качественное выполнение функциональных обязанностей.
Начальник отдела делопроизводства
____________________ ____________
Согласовано: юридическая служба
____________________________
_____________ /_____________
(подпись) (Ф.И.О.)
С данным Положением ознакомлен(а) _________ (_____________)
--------------------------------
Информация для сведения:
<1> По вопросу применения положений Единой государственной системы делопроизводства см. Методические рекомендации по практическому применению основных положений Единой государственной системы делопроизводства.
<2> Должностные обязанности и требования к квалификации документоведа установлены в подразделе "Документовед" разд. 1 Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденного Постановлением Минтруда России от 21.08.1998 N 37.
<3> Должностные обязанности и требования к квалификации делопроизводителя установлены в подразделе "Делопроизводитель" разд. 1 Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденного Постановлением Минтруда России от 21.08.1998 N 37.
