УТВЕРЖДЕНО
____________________ ________________
(наименование исполнительного органа)
"__________________________"
(наименование организации)
(протокол от ______ N ________)
Порядок
отбора и проверки поставщиков
"________________________"
1. Общие положения
1.1. Назначение и основание.
Настоящий Регламент определяет порядок и условия отбора и проверки поставщиков организации "__________________" (далее - Регламент).
Данный Регламент не является неизменным, а корректируется по мере роста и развития бизнеса, изменения структуры "__________________", развития конкуренции на рынке, экономической ситуации, стратегических планов Компании и развития технологий.
1.2. Основные понятия.
1.2.1. В настоящем Регламенте под Компанией понимается _______ "__________________", осуществляющ___ деятельность по ___________________________.
1.2.2. Контрагентом является юридическое лицо или Индивидуальный предприниматель, обратившиеся в Компанию с коммерческим предложением с целью заключение договора поставки с "______________________".
1.2.3. Пул поставщиков - это поставщики Компании, с которыми существует действующий договор поставки, а поставляемые Поставщиком товары включены в ассортиментную матрицу.
1.3. Формирование пула поставщиков.
Формирование пула поставщиков - это процесс выбора лучших поставщиков товара, способных обеспечить стабильные и своевременные поставки качественного товара в требуемом объеме.
При условии наличия у поставщика товаров, соответствующих требованиям ассортиментной политики, решение о сотрудничестве принимается с учетом следующих параметров:
- профессионализм и технологичность поставщика;
- финансовые и маркетинговые условия;
- хорошие логистические условия.
1.4. Выбор товара.
Критериями при выборе товаров являются:
- качество товара;
- лучшие и популярные бренды во всех товарных группах;
- товары, отличающиеся эксклюзивностью и инновационностью;
- социально значимые товары;
- ____________________ ___________________.
1.5. Этапы процедуры отбора Контрагентов для заключения договора поставки.
Договорная деятельность - это процесс урегулирования условий взаимоотношений с Контрагентом, фиксируемых при заключении договора, который включает в себя:
- переговорную кампанию;
- заключение договоров поставки.
2. Условия отбора Контрагента для заключения
договора поставки
2.1. Общие требования к Контрагенту, с которым Компания может заключить договор поставки товаров:
Профессионализм и технологичность Контрагента - это фундаментальная основа построения долгосрочных партнерских отношений, предусматривающая следующие важные параметры:
- контрагент обладает хорошей репутацией на рынке, является непосредственным производителем товара, эксклюзивным импортером либо официальным дистрибьютором;
- соответствует современному формату работы, выраженному в виде отлаженной системы и технологий работы, имеет профессиональных представителей, обладающих глубокими знаниями своей категории, соблюдающих высокую культуру делового общения;
- готов предлагать новые формы сотрудничества (отслеживание тенденций рынка, технологий и мировых инноваций по поставляемым категориям), своевременно актуализирует коммерческие предложения;
- имеет технологии, методики и возможности для регулярного обучения персонала компании, проведения мероприятий по стимулированию продаж поставляемого товара;
- предоставляет возможность доступа непосредственно на производство и логистические центры, участвует в мероприятиях по контролю качества товара, способствует анализу причин рекламаций потребителей, реализует необходимые мероприятия по предотвращению брака;
- развивает системы управления процессами, основанные на требованиях международных стандартов качества, безопасности и экологии, имеет соответствующие сертификаты;
- совершенствует технологические процессы, использует современное оборудование и системы, включая автоматизацию процессов по электронному обмену данными (EDI).
2.2. Перечень документов, запрашиваемых у Контрагента, подтверждающих юридический статус Контрагента и его финансовое состояние:
- лист записи Единого государственного реестра юридических лиц (индивидуальных предпринимателей);
- устав;
- справка из банка об открытии расчетного счета;
- доверенность на лицо, подписывающее договор, если оно действует по доверенности;
- документ удостоверяющий личность лица, подписывающего договор;
- приказ о назначении на должность руководителя;
- выписка из ЕГРЮЛ/ЕГРИП, датированная не ранее 1 месяца от даты представления;
- решение/протокол о назначении единоличного исполнительного органа, заверенный в соответствии с требованиями действующего законодательства Российской Федерации;
- карта клиента, содержащая следующую информацию: полное наименование фирмы, юридический адрес, фактический адрес и телефоны, ИНН, справка о средней численности на предприятии, банковские реквизиты (расчетный счет, наименование банка, корреспондентский счет, БИК), фамилию и имя Генерального директора и Главного бухгалтера (карта заверяется печатью и подписью директора и бухгалтера), годовую бухгалтерскую (финансовую) отчетность;
- документы, свидетельствующие об отсутствии финансовой задолженности Контрагента перед налоговыми органами, полученные в течение текущего квартала;
- декларация по НДС за последний отчетный период, а также квитанция подтверждающая ввод декларации налоговым органом.
- Контрагенты на УСНО представляют: налоговую декларацию по налогу, уплачиваемому в связи с применением УСН, и уведомление о переходе на упрощенную систему налогообложения;
- коммерческое предложение;
- прайс-лист с информацией о размерах товара с подписью лица, подписывающего договор;
- каталог товара;
- презентацию товара;
- сертификаты на товар.
Все вышеперечисленные документы Контрагент обязан представить в копиях, заверенных печатью и подписью руководителя Контрагента.
2.3. Также при отборе Контрагентов имеет значение:
- отсутствие фактов неисполнения или ненадлежащего исполнения Контрагентом принятых на себя обязательств перед Компанией, а также отсутствие информации о предъявлении к Контрагенту антимонопольными, налоговыми, таможенными и иными государственными органами претензий, которые им не обжалованы или по которым Контрагенту отказано в удовлетворении жалобы.
3. Условия выбора товара, предлагаемого Контрагентом
к реализации в Компании
3.1. Качество товаров должно соответствовать требованию целевой аудитории:
- товары должны быть безопасными для здоровья, иметь подтверждение гарантии качества (документы, подтверждающие качество товара его происхождение и состав);
- внешний вид товара, его состав не должны вызывать сомнение, подрывая тем самым имидж и высокую репутацию компании;
- производство товара защищено и контролируемо международными и региональными консорциумами и сертификационными органами;
- упаковка товара должна обеспечивать сохранность его потребительских свойств согласно установленным и возможным условиям транспортировки, хранения и реализации;
- ____________________ ___________ ______________________.
3.2. Лучшие и популярные бренды во всех товарных группах:
- товар, популярность и лидерство которого оценивается как на внутреннем, так и внешнем рынках, может являться призером международных выставок и салонов;
- товар популярен у потребителей, отличается высоким объемом продаж в своей группе.
3.3. Товары, отличающиеся эксклюзивностью и инновационностью:
- товар является новым на рынке;
- товар отсутствует в ассортименте конкурентов;
- товар выпускается по традиционным, исторически сложившимся подходам к производству с применением ручного труда или уникальных технологий.
3.4. Социально значимые товары.
- Социально значимые товары - это продовольственные товары первой необходимости, перечень которых регулируется законодательством, требующим обязательное наличие данных товаров в продаже, включая регулирование розничных цен в рамках установленных лимитов и наценок.
3.5. Товар должен соответствовать ГОСТ, ОСТ или ТУ, законодательству о техническом регулировании, условиям и целям Договора.
3.6. Товары должны сопровождаться всеми необходимыми для данного вида товаров документами (сертификатом или декларацией о соответствии (качества), протоколом испытаний, гигиеническим сертификатом, ветеринарным свидетельством и справкой, качественным удостоверением, сертификатом пожарной безопасности, лицензией, техническим паспортом, инструкцией по применению с содержанием характеристик, упаковочным ярлыком, сборке и эксплуатации и другими соответствующими документами, предусмотренными законодательством.
3.7. Товар должен быть разрешен к реализации на территории Российской Федерации, не находиться под арестом, залогом, не обременен правами третьих лиц.
3.8. Срок годности товара на момент его поставки Компании должен составлять не менее ____ от установленного срока годности товара, в противном случае Компания имеет право не принимать такой товар.
4. Этапы процедуры отбора Контрагента для заключения
договора поставки продовольственных товаров
4.1. Переговорная кампания.
- Переговорная кампания проводится при заключении нового договора с поставщиком, а в дальнейшем носит систематический характер с периодичностью не реже одного раза в ______.
- Первоначальная переговорная кампания проводится с каждым новым поставщиком.
- В рамках переговоров с Контрагентом осуществляется оценка Контрагента по установленным критериям и формирование условий договорных взаимоотношений, принимается решение о возможном сотрудничестве с обязательной регистрацией результатов переговоров в информационной системе. При этом помимо установленных требований до поставщика доводятся миссия и ценности компании.
- В рамках переговорной кампании оценивается соответствие поставщиков установленным критериям, способность к выполнению установленных требований, обсуждаются перспективы развития и сотрудничества.
4.1.1. В рамках переговорной кампании Контрагент направляет коммерческое предложение в адрес Компании с образцами товара.
4.1.2. В рамках переговорной кампании Компания:
- рассматривает поступившие коммерческие предложения от Контрагентов;
- проводит оценку исходя из конкурентоспособности предложенной цены товара и иных условий поставки, в сравнении с уже имеющимися условиями поставки аналогичного товара и коммерческими предложениями других Поставщиков;
- осуществляет выбор предложения, наиболее отвечающего интересам Компании;
- уведомляет Контрагентов, коммерческие предложения которых отклонены;
- уведомляет Контрагента, чье коммерческое предложение было признано наиболее отвечающим интересам Компании;
- производит анализ представленных Контрагентом учредительных документов.
4.2. Заключение договоров.
Заключение договоров с поставщиками осуществляется с использованием типовых форм договора поставки товара на фирменных бланках Компании:
- Договор поставки - документ, определяющий ассортимент поставляемого товара, порядок взаимодействия по организации поставок, приемке товара, его качеству, товарно-сопроводительным документам, упаковке, ценам и их изменению. Договор заключается сроком на ______ с условием автоматической пролонгации при отсутствии информации о намерении расторгнуть договор одной из сторон. Договор поставки является типовым, поэтому не подлежит согласованию с юридическим отделом и бухгалтерией.
Договор поставки товаров оформляется в двух экземплярах, условия вступают в силу с момента подписания договора поставки обеими сторонами. Заключение договоров возможно с использованием формы поставщика, проверка и согласование которой с юридическим отделом и бухгалтерией обязательна.
На этапе заключения договоров происходит обсуждение и согласование с Контрагентом условий договора поставки и подписание со стороны Компании и Контрагента договора поставки.
5. Существенные условия договора поставки
продовольственных товаров
5.1. Компания закупает любые виды товаров, отвечающие требованиям.
5.2. Наименование, количество, ассортимент, цена подлежащих поставке товаров определяются сторонами в каждом конкретном договоре поставки товаров.
5.3. Поставка товаров должна осуществляться в сроки, предусмотренные договором поставки товаров, заключенным с каждым конкретным поставщиком.
5.4. Расчеты с Контрагентами за поставленные товары осуществляются в предусмотренные договором поставки товаров сроки и в соответствии с требованиями действующего законодательства Российской Федерации.
5.5. Компания заключает договоры поставки товаров с Контрагентами в соответствии с действующим законодательством исходя из принципов свободного волеизъявления и взаимовыгодного сотрудничества.
