____________________ _______________
(наименование организации) УТВЕРЖДАЮ
____________________ _________
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ (наименование должности)
__________ ___________________
00.00.0000 N 000 (подпись) (инициалы, фамилия)
00.00.0000
Документоведа
1. Общие положения
1.1. Документовед относится к категории специалистов.
1.2. На должность документоведа принимается лицо, имеющее высшее образование - бакалавриат, дополнительное профессиональное образование - программы профессиональной переподготовки по профилю деятельности.
1.3. Документовед должен знать:
1) законодательные и нормативные правовые акты Российской Федерации в сфере документационного обеспечения управления;
2) методические документы и национальные стандарты в области работы с документацией и информацией в организации;
3) состав локальных нормативных актов организации;
4) распределение функций и вопросов деятельности между структурными подразделениями организации;
5) правила и порядок составления и оформления локальных нормативных актов организации, регулирующих работу ее подразделения по документационному обеспечению управления;
6) правила составления и оформления локальных нормативных актов, определяющих порядок работы с документами в организации;
7) методы регламентации делопроизводственных процессов;
8) правила составления различных видов управленческих документов;
9) общие требования к оформлению организационно-распорядительной документации;
10) порядок функционирования информационных систем документационного обеспечения управления;
11) структуру организации и порядок распределения полномочий в области создания документов между ее структурными подразделениями и должностными лицами;
12) видовой состав управленческих документов организации;
13) принципы и методы упорядочения состава документов и информационных показателей организации;
14) критерии оценки качества создаваемой документации;
15) состав локальных нормативных актов организации;
16) правила работы с документами организации, установленные ее локальными нормативными актами;
17) распределение функций и вопросов деятельности между руководством и структурными подразделениями организации;
18) порядок и содержание процедур по работе с документами организации;
19) действующие международные и национальные стандарты в области управления документацией;
20) правила организации делопроизводственных процессов;
21) методы исследования, анализа, проектирования и развития системы документационного обеспечения управления;
22) рынок программных продуктов по автоматизации документационного обеспечения управления;
23) функциональные особенности различных систем электронного документооборота, используемых в сфере документационного обеспечения управления;
24) правила и порядок формирования баз данных организации;
25) особенности функционирования справочно-информационных и информационно-поисковых систем организации;
26) порядок доступа к различным категориям информации в организации;
27) способы получения информации из различных источников;
28) формы представления информации и их особенности;
29) правила составления и оформления отчетов, обзоров, аналитических справок;
30) технология работы с документами и информацией ограниченного доступа;
31) порядок определения сроков исполнения документов в организации;
32) нормативные правовые акты Российской Федерации, устанавливающие типовые сроки исполнения документов;
33) методики ведения срокового контроля и контроля по существу решаемого вопроса;
34) порядок внесения резолюций руководителя организации в регистрационную форму в традиционном и автоматизированном режимах;
35) технологические этапы работы с различными категориями документов организации;
36) порядок исполнения документов в организации;
37) условия снятия документа с контроля в организации;
38) законодательные и нормативные правовые акты Российской Федерации в области работы с документацией и информацией, архивного дела;
39) методические документы и национальные стандарты в области работы с документацией и информацией, архивного дела;
40) правила работы с документами организации, установленные ее локальными нормативными актами;
41) порядок и содержание процедур организации оперативного хранения документов и их подготовки к передаче в архив организации;
42) методику разработки и ведения номенклатуры дел организации, в том числе в системе ее электронного документооборота;
43) правила систематизации и классификации документов;
44) особенности хранения электронных документов;
45) критерии определения ценности документов для их отбора на дальнейшее хранение или уничтожение;
46) Правила внутреннего трудового распорядка организации;
47) требования охраны труда и правила пожарной безопасности;
48) ____________________ ___________ ___________________________.
(другие требования к необходимым знаниям)
1.4. Документовед должен уметь:
1) анализировать локальные нормативные акты по документационному обеспечению управления организации;
2) проводить классификацию информации в соответствии с задачами документационного обеспечения управления организации;
3) подготавливать проекты локальных нормативных актов по документационному обеспечению управления организации;
4) формулировать предложения по совершенствованию локальных нормативных актов организации по документационному обеспечению управления и обосновывать их перед руководством своего подразделения;
5) актуализировать локальные нормативные акты организации по документационному обеспечению ее управления;
6) вести консультационную деятельность по вопросам, связанным с организационно-распорядительной документацией организации;
7) оказывать методическую поддержку и помощь работникам организации по вопросам документационного обеспечения управления организацией;
8) проводить унификацию форм документов, применяемых в управленческой деятельности организации;
9) работать с шаблонами документов в информационной системе организации;
10) применять конкретные виды документов для реализации функций управления в организации;
11) разрабатывать стандарты документирования управленческой деятельности организации;
12) разрабатывать требования к информации, включаемой в документы организации;
13) совершенствовать систему документирования управленческой деятельности организации;
14) использовать организационные и технические средства для перевода в электронный вид документов и документированной информации организации;
15) использовать организационную офисную технику в рамках своей профессиональной деятельности;
16) организовывать взаимодействие подразделений организации в процессе разработки и исполнения различных видов ее документов;
17) создавать базы данных по организационно-распорядительным документам организации и осуществлять контроль их ведения;
18) создавать систему индексации документов организации и использовать ее в информационно-справочных целях;
19) выделять документы организации, не требующие регистрации;
20) регистрировать документы организации ограниченного доступа;
21) создавать и использовать метаданные документов в процессе их движения и обработки в организации;
22) выполнять работу с документами в рамках процедур, установленных в организации;
23) контролировать выполнение процедур движения и обработки документов, используемых в документационном обеспечении управления организации;
24) вести учет и анализ объема документооборота организации;
25) проводить анализ и оценку возможностей систем электронного документооборота, разработанных для организаций;
26) применять методологию организационного проектирования при анализе системы документационного обеспечения управления в организации;
27) представлять результаты анализа делопроизводственных процессов организации в графическом виде;
28) выявлять приоритетные направления автоматизации документационного обеспечения управления в организации;
29) работать в системе электронного документооборота организации;
30) определять эффективность мероприятий по автоматизации документационного обеспечения управления в организации;
31) работать с источниками информации, выявлять критерии ее оценки и отбора в соответствии с заданиями руководства организации;
32) подбирать, систематизировать и классифицировать документы по определенным критериям;
33) структурировать информацию, выделять необходимую для работы службы документационного обеспечения управления организации;
34) оформлять информацию в наглядном систематизированном виде в соответствии с предъявляемыми требованиями к форме представления информации;
35) работать с электронными базами данных и системами электронного документооборота организации;
36) определять или устанавливать сроки исполнения документов;
37) осуществлять постановку на контроль, снятие с контроля документов и поручений руководства;
38) вносить данные о сроках и специфике исполнения документов в контрольные картотеки и автоматизированные системы контроля организации;
39) обобщать и анализировать информацию о ходе и результатах исполнения документов в организации;
40) разрабатывать перечни документов организации с типовыми сроками их исполнения;
41) разрабатывать номенклатуру дел структурного подразделения и сводную номенклатуру дел организации;
42) настраивать параметры разделов номенклатуры в системе электронного документооборота организации;
43) систематизировать документы, формировать дела в соответствии с номенклатурой дел организации;
44) осуществлять поиск документов в процессе их текущего хранения в организации;
45) осуществлять методическое руководство организацией хранения документов в структурных подразделениях организации, оказывать им практическую помощь;
46) контролировать формирование, хранение и передачу дел в архив организации;
47) подготавливать описи документов, передаваемых в архив организации;
48) проводить экспертизу ценности документов организации, определять сроки их хранения;
49) обеспечивать защиту документов организации от несанкционированного доступа или уничтожения;
50) ____________________ ___________ ___________________________.
(другие навыки и умения)
1.5. Документовед в своей деятельности руководствуется:
1) ____________________ ___________ ___________________________;
(наименование учредительного документа)
2) Положением о ____________________ ___________ ____________________;
(наименование структурного подразделения)
3) настоящей должностной инструкцией;
4) ____________________ ___________ ___________________________.
(наименования локальных нормативных актов,
регламентирующих трудовые функции по должности)
1.6. Документовед подчиняется непосредственно _________________________
____________________ ________________________.
(наименование должности руководителя)
1.7. ____________________ ___________ __________________________.
(другие общие положения)
2. Трудовые функции
2.1. Документационное обеспечение управления организацией:
2.1.1. Разработка и внедрение локальных нормативных актов по документационному обеспечению управления организацией.
2.1.2. Организация документирования управленческой деятельности в организации.
2.1.3. Организация документооборота в организации.
2.1.4. Осуществление работ по проектированию и внедрению системы электронного документооборота в сфере документационного управления организации.
2.1.5. Осуществление информационно-справочной работы с документами организации.
2.1.6. Осуществление контроля процесса и сроков исполнения документов в организации.
2.1.7. Организация оперативного хранения документов в организации и передачи дел для последующего хранения.
2.2. ____________________ ___________ __________________________.
(другие функции)
3. Должностные обязанности
3.1. Документовед исполняет следующие обязанности:
3.1.1. В рамках трудовой функции, указанной в п. 2.1.1 настоящей должностной инструкции:
1) проводит анализ локальной нормативной базы организации для определения ее соответствия действующим нормативным правовым актам Российской Федерации по документационному обеспечению управления;
2) подготавливает проект локальных нормативных актов организации по документационному обеспечению управления;
3) совершенствует систему индексации документов организации;
4) представляет актуализированные проекты локальных нормативных актов организации по документационному обеспечению управления на согласование руководству подразделения документационного обеспечения управления;
5) осуществляет ознакомление работников организации с ее локальными нормативными актами и методическими документами по документационному обеспечению управления;
6) выполняет консультирование работников организации по вопросам документационного обеспечения управления, закрепленным в ее локальных нормативных актах.
3.1.2. В рамках трудовой функции, указанной в п. 2.1.2 настоящей должностной инструкции:
1) осуществляет разработку унифицированных форм документов, используемых в документационном обеспечении управления организации;
2) разрабатывает проекты табеля и альбома унифицированных форм документов, используемых в документационном обеспечении управления организации;
3) подготавливает предложения по технологии разработки проектов документов и ее закреплению в локальных нормативных актах организации;
4) создает шаблоны документов для размещения в системах электронного документооборота организации;
5) осуществляет контроль соблюдения требований по подготовке и оформлению документов и локальных нормативных актов по документационному обеспечению управления в организации;
6) проводит оптимизацию состава документов организации в соответствии с ее деловыми процессами;
7) осуществляет организацию работы по переводу в электронный вид документов и документированной информации, создаваемой в организации.
3.1.3. В рамках трудовой функции, указанной в п. 2.1.3 настоящей должностной инструкции:
1) выполняет операции по предварительному рассмотрению и регистрации документов организации;
2) ведет регистрационные и учетные формы документов организации;
3) организует передачу документов между уровнями управления, руководством, исполнителями в организации;
4) осуществляет разработку предложений по порядку согласования и удостоверения документов в организации;
5) проводит анализ информационных и документационных потоков в организации;
6) подготавливает предложения по формированию маршрутов и маршрутные карты движения документов в организации;
7) разрабатывает технологию работы с документами и информацией в организации;
8) проверяет подлинность электронных документов, поступивших в организацию;
9) подготавливает предложения по формированию параметров работы систем электронного документооборота организации.
3.1.4. В рамках трудовой функции, указанной в п. 2.1.4 настоящей должностной инструкции:
1) проводит анализ действующей системы документационного обеспечения управления организации для определения задач по ее автоматизации;
2) выполняет поручения руководителя при подготовке технического задания на внедрение системы электронного документооборота в организации в рамках своих компетенций;
3) подготавливает блок-схемы, описывающие делопроизводственные процессы и процедуры, принятые в организации;
4) вносит предложения по критериям для выбора системы электронного документооборота для организации;
5) осуществляет тестирование работы системы электронного документооборота и определяет задачи по ее адаптации к специфике документационного обеспечения управления в организации;
6) осуществляет методическое сопровождение процессов внедрения и эксплуатации системы электронного документооборота в организации.
3.1.5. В рамках трудовой функции, указанной в п. 2.1.5 настоящей должностной инструкции:
1) формирует требования к информационно-поисковым системам документов организации, используемым в документационном обеспечении управления;
2) формирует и ведет базы данных об организационно-распорядительных документах организации;
3) формирует требования к разграничению уровней доступа работников организации к документам и информации в соответствии с выполняемыми ими функциями;
4) обеспечивает доступ к документам и информации организации;
5) разрабатывает формы представления информации по запросу руководства организации;
6) подготавливает отчеты и аналитические справки руководству по вопросам документационного обеспечения управления;
7) осуществляет поиск и предоставление информации по документационному обеспечению управления по запросам работников организации.
3.1.6. В рамках трудовой функции, указанной в п. 2.1.6 настоящей должностной инструкции:
1) осуществляет постановку документов и поручений руководства организации на контроль;
2) организует исполнение документов организации несколькими исполнителями, устанавливает очередность их исполнения;
3) осуществляет контроль этапов выполнения решений или операций, зафиксированных в документах;
4) проводит мониторинг хода исполнения и статуса документа в процессе работы с ним в организации;
5) ведет контрольные записи об операциях, произведенных с документами в организации;
6) проводит корректировку сроков исполнения документов в организации;
7) снимает документы и поручения руководства организации с контроля;
8) выполняет информирование руководства и подготовку аналитических справок о состоянии исполнительской дисциплины в организации.
3.1.7. В рамках трудовой функции, указанной в п. 2.1.7 настоящей должностной инструкции:
1) осуществляет контроль формирования документов в дела и организацию их хранения в подразделениях организации;
2) производит формирование дел и организацию их оперативного хранения в подразделении документационного обеспечения управления;
3) контролирует создание и ведение справочно-поисковых средств по документам, хранящимся в подразделениях организации (номенклатура дел, описи);
4) составляет и ведет номенклатуру дел организации;
5) обеспечивает сохранность созданных в организации организационно-распорядительных документов на различных носителях;
6) контролирует выдачу в оперативное пользование документов организации и их возврат;
7) проводит экспертизу ценности документов в составе экспертной комиссии организации;
8) подготавливает документы для передачи в архив или на уничтожение.
3.1.8. В рамках выполнения своих трудовых функций исполняет поручения своего непосредственного руководителя.
3.1.9. ____________________ ___________ ________________________.
(другие обязанности)
3.2. ____________________ ___________ __________________________.
(другие положения о должностных обязанностях)
4. Права
4.1. Документовед имеет право:
4.1.1. Знакомиться с проектами решений руководства организации.
4.1.2. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.
4.1.3. Инициировать и проводить совещания по производственно-хозяйственным и финансово-экономическим вопросам.
4.1.4. Запрашивать и получать от структурных подразделений необходимую информацию, документы.
4.1.5. Проводить проверки качества и своевременности исполнения поручений.
4.1.6. Требовать прекращения (приостановления) работ (в случае нарушений, несоблюдения установленных требований и т.д.), соблюдения установленных норм, правил, инструкций; давать указания по исправлению недостатков и устранению нарушений.
4.1.7. Вносить на рассмотрение руководства организации представления о приеме, перемещении и увольнении работников, о поощрении отличившихся работников и о применении дисциплинарных взысканий к работникам, нарушающим трудовую и производственную дисциплину.
4.1.8. Требовать от руководства организации оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.
4.2. ____________________ ___________ __________________________.
(другие права)
5. Ответственность
5.1. Документовед привлекается к ответственности:
- за ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, - в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации, законодательством о бухгалтерском учете;
- правонарушения и преступления, совершенные в процессе своей деятельности, - в порядке, установленном действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации;
- причинение ущерба организации - в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
5.2. ____________________ ___________ __________________________.
(другие положения об ответственности)
6. Заключительные положения
6.1. Настоящая должностная инструкция разработана на основе
Профессионального стандарта "Специалист по управлению документацией
организации", утвержденного Приказом Министерства труда и социальной защиты
Российской Федерации от 10.05.2017 N 416н, с учетом _______________________
____________________ _____________________________ _____________.
(реквизиты локальных нормативных актов организации)
6.2. Ознакомление работника с настоящей должностной инструкцией
осуществляется при приеме на работу (до подписания трудового договора).
Факт ознакомления работника с настоящей должностной инструкцией
подтверждается ____________________ ___________ ______________________.
(подписью в листе ознакомления, являющемся неотъемлемой
частью настоящей инструкции (в журнале ознакомления
с должностными инструкциями); в экземпляре должностной
инструкции, хранящемся у работодателя; иным способом)
6.3. ____________________ ___________ __________________________.
(другие заключительные положения)
