_____________________________
(наименование организации) УТВЕРЖДАЮ
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ ____________________ ___________
(наименование должности)
00.00.0000 N 000 ____________________ __________
(подпись) (инициалы, фамилия)
Специалиста 00.00.0000
по административно-хозяйственному
обеспечению
1. Общие положения
1.1. Для работы специалистом по административно-хозяйственному обеспечению принимается лицо, имеющее:
1) среднее профессиональное образование - программа подготовки специалистов среднего звена, дополнительное профессиональное образование - программы профессиональной переподготовки по профилю деятельности;
2) дополнительное профессиональное образование - программы повышения квалификации по профилю деятельности (не реже чем раз в 3 года).
1.2. Специалист по административно-хозяйственному обеспечению должен знать:
1) локальные нормативные акты организации общего характера и по функциональному направлению деятельности;
2) рынок поставщиков товаров и услуг, обеспечивающих создание оптимальных условий труда;
3) правила деловой переписки;
4) правила делового этикета;
5) основные условия заключенных договоров на поставку товаров и предоставление услуг в части процедуры оформления заказа на их получение;
6) способы обработки информации с использованием программного обеспечения и компьютерных средств;
7) структуру организации;
8) рынок поставщиков товаров и услуг в рамках выполнения задач по созданию оптимальных условий труда;
9) принцип, алгоритм и этапы проведения закупок;
10) основы договорной работы;
11) порядок заключения договоров;
12) базовые основы информатики, построения информационных систем и особенности работы с ними;
13) условия заключенных договоров на поставку товаров и предоставление услуг;
14) порядок заключения договоров;
15) законодательство Российской Федерации в области материально-технического обеспечения, закупочной деятельности, защиты прав потребителя, делопроизводства и архивирования в рамках выполняемых трудовых функций, а также гражданское законодательство Российской Федерации в части регулирования договорных отношений и сделок между участниками рынка;
16) санитарные нормы и правила, касающиеся определения качества приобретаемых товаров и услуг;
17) стандарты и технические условия, касающиеся определения качества приобретаемых товаров и услуг;
18) базовые основы информатики, построения информационных систем и особенности работы с ними;
19) правила складского учета;
20) правила составления материальных отчетов движения ТМЦ и первичных документов;
21) структуру и принципы организации документооборота с подразделениями организации, ведущими бухгалтерский учет;
22) правила хранения исходной и текущей документации на поставку, учет и выдачу ТМЦ;
23) порядок учета, приемки, выдачи и списания ТМЦ;
24) стандарты и технические условия на хранение ТМЦ;
25) правила проведения инвентаризации;
26) порядок действий при возникновении чрезвычайных ситуаций;
27) основы законодательства Российской Федерации в вопросах оформления первичных учетных документов, ведения складского учета, проведения инвентаризаций, по вопросам пожарной безопасности, охраны труда, экологической безопасности;
28) базовые основы информатики, построения информационных систем и особенности работы с ними;
29) стандарты и технические условия на хранение, использование и эксплуатацию ТМЦ;
30) ценовую политику рынка на определенные категории товаров и услуг для обеспечения технического и сервисного обслуживания офисного оборудования (кроме оргтехники);
31) порядок оформления заказов у поставщиков товаров и услуг для обеспечения технического и сервисного обслуживания офисного оборудования (кроме оргтехники);
32) основы законодательства Российской Федерации в вопросах материально-технического обеспечения, оформления первичных учетных документов, гарантийного и сервисного обслуживания, защиты прав потребителя;
33) базовые основы информатики;
34) ____________________ ___________ ______________________.
1.3. Специалист по административно-хозяйственному обеспечению должен уметь:
1) определять наиболее эффективные и качественные показатели необходимых товаров и услуг;
2) формулировать потребности в тех или иных товарах и услугах, а также излагать их описание в письменной форме;
3) составлять сводные учетные и отчетные документы в целях осуществления контроля и анализа данных о фактах хозяйственной деятельности организации, состояния рынка товаров и услуг;
4) использовать средства коммуникации;
5) вести переговоры и деловую переписку, соблюдая нормы делового этикета;
6) организовывать процедуру закупки товаров или услуг;
7) составлять и оформлять договоры на приобретение товаров и услуг для создания оптимальных условий труда;
8) классифицировать первичные отчетные документы, оценивать их соответствие требованиям законодательства Российской Федерации и условиям договора;
9) вести переговоры по устранению нарушений условий договоров;
10) вести деловую переписку, соблюдая нормы делового этикета;
11) использовать компьютерные программы для ведения учета, систематизации и анализа данных, составления баз данных, ведения документооборота, справочно-правовые системы, ресурсы информационно-телекоммуникационной сети Интернет, оргтехнику;
12) оценивать состояние ТМЦ;
13) использовать приемы комплексной проверки первичных учетных документов;
14) оформлять первичные документы бухгалтерского учета;
15) формировать и актуализировать систему учетно-отчетной документации по движению (приходу, расходу) ТМЦ;
16) применять правила проведения инвентаризации;
17) работать с заявками, формировать единый заказ на базе нескольких заявок, формировать заказы для обеспечения технического и сервисного обслуживания офисного оборудования (кроме оргтехники);
18) определять объем необходимых потребностей в материально-технических, финансовых ресурсах в соответствии с локальными нормативными актами и бюджетом организации;
19) использовать приемы комплексной проверки первичных учетных документов;
20) составлять и оформлять документы для процедур выбора поставщиков и процедур закупки для обеспечения технического и сервисного обслуживания офисного оборудования (кроме оргтехники);
21) работать с заключенными договорами на поставку товаров и оказание услуг, а также сопроводительной и технической документацией к мебели и оборудованию;
22) составлять, систематизировать и актуализировать базу поставщиков товаров и услуг для обеспечения технического и сервисного обслуживания офисного оборудования (кроме оргтехники);
23) ____________________ ___________ ___________________________.
(другие требования к необходимым умениям)
1.4. Специалист по административно-хозяйственному обеспечению в своей
деятельности руководствуется:
1) ____________________ ___________ ___________________________;
(наименование учредительного документа)
2) Положением о ____________________ ___________ ____________________;
(наименование структурного подразделения)
3) настоящей должностной инструкцией;
4) ____________________ ___________ ___________________________.
(наименования локальных нормативных актов, регламентирующих трудовые
функции по должности)
1.5. Специалист по административно-хозяйственному обеспечению
подчиняется непосредственно ____________________ _________________________.
(наименование должности руководителя)
1.6. ____________________ ___________ __________________________.
(другие общие положения)
2. Трудовые функции
2.1. Обеспечение работников расходными материалами, товарами, оборудованием и услугами для создания оптимальных условий труда:
2.1.1. Определение потребностей в товарах и услугах для создания оптимальных условий труда.
2.1.2. Организация процесса закупки и приобретение товаров и услуг для создания оптимальных условий труда.
2.1.3. Контроль исполнения условий договоров на поставку товаров и услуг для создания оптимальных условий труда.
2.1.4. Организация работы складского хозяйства организации и учет товарно-материальных ценностей (ТМЦ), используемых для создания оптимальных условий труда.
2.1.5. Обеспечение технического и сервисного обслуживания приобретенного офисного оборудования (кроме оргтехники) и контроль его состояния.
2.2. ____________________ ___________ __________________________.
(другие функции)
3. Должностные обязанности
3.1. Специалист по административно-хозяйственному обеспечению исполняет следующие обязанности:
3.1.1. В рамках трудовой функции, указанной в пп. 2.1.1 настоящей должностной инструкции:
1) осуществляет прием заявок на товары и услуги для создания оптимальных условий труда;
2) определяет качественные и количественные потребности работников в канцелярских, хозяйственных и сопутствующих товарах и услугах, офисного оборудования;
3) проводит анализ соответствия поступивших заявок локальным нормативным актам организации, а также запланированному бюджету;
4) подготавливает данные для выбора поставщика товаров и услуг;
5) подготавливает план поставки по заявкам на товары и услуги;
6) формирует заказ поставщику товаров и услуг;
7) производит отправку заявки поставщику товаров и услуг;
8) составляет сводные учетные и отчетные документы по определению потребностей в товарах и услугах для создания оптимальных условий труда.
3.1.2. В рамках трудовой функции, указанной в пп. 2.1.2 настоящей должностной инструкции:
1) проводит анализ рынка товаров и услуг, соответствующих потребностям организации;
2) организует отбор поставщиков с применением конкурентных способов закупки;
3) подготавливает документацию для проведения процедур выбора поставщиков и закупки;
4) сопровождает процедуру заключения контрактов на поставку товаров и предоставление услуг;
5) осуществляет систематизацию и обобщение информации о заключенных договорах;
6) ведет реестр договоров на поставку товаров и оказание услуг;
7) ведет базу поставщиков товаров и услуг;
8) проводит мониторинг цен на приобретаемые товары и услуги;
9) проводит работу с поставщиками товаров и услуг с целью улучшения качества и снижения затрат;
10) составляет сводные учетные и отчетные документы о фактах хозяйственной деятельности организации в части заказа поставки и использования товаров и услуг, состояния рынка товаров и услуг.
3.1.3. В рамках трудовой функции, указанной в пп. 2.1.3 настоящей должностной инструкции:
1) отслеживает сроки проведения оплаты в соответствии с заключенными договорами, в том числе оферты;
2) контролирует соблюдение и исполнение условий договоров поставки товаров или предоставления услуги;
3) контролирует соблюдение условий предоставления первичной документации;
4) осуществляет приемку поставляемых товаров и услуг в соответствии с действующими договорами, нормами и правилами;
5) проверяет соответствие поставляемых товаров заявленным маркировкам и характеристикам, а также их количественного и качественного соответствия;
6) проводит оценку качества оказываемых услуг;
7) оформляет принятые товары и услуги в соответствии с действующими договорами, нормами и правилами первичной отчетной документации;
8) оформляет отчетные документы в соответствии с требованиями для контрагентов и подразделений бухгалтерского учета;
9) ведет работу с поставщиками по устранению допущенных нарушений условий договоров;
10) взаимодействует с подразделениями организации по претензионной работе в случае нарушения контрагентами условий договоров;
11) осуществляет актуализацию базы поставщиков товаров и услуг с точки зрения их благонадежности.
3.1.4. В рамках трудовой функции, указанной в пп. 2.1.4 настоящей должностной инструкции:
1) организует разгрузку и доставку товаров на места хранения;
2) организует хранение ТМЦ;
3) создает условия для безопасного хранения и сохранности складируемых ТМЦ;
4) составляет базу складского учета;
5) вносит в базу складского учета данные на основании оформленных в установленном законодательством Российской Федерации и локальными нормативными актами организации порядке и исполненных первичных, отчетных и учетных документов;
6) определяет качественное состояние поступающих на склад и хранящихся на складе ТМЦ, их годность или негодность к использованию;
7) ведет учет остатков хранящихся на складе ТМЦ;
8) ведет учет движения ТМЦ;
9) проверяет фактическое наличие ТМЦ;
10) производит списание пришедших в негодность хранящихся ресурсов в соответствии с нормами;
11) осуществляет подготовку к утилизации пришедших в негодность или не требующих дальнейшего использования ТМЦ;
12) организует выдачу ТМЦ в соответствии с нормами и регламентами, внесение соответствующих записей в систему учета;
13) контролирует расходование и использование ТМЦ;
14) оформляет материальные отчеты, отражающие движение ТМЦ;
15) представляет в бухгалтерию организации материальные отчеты, отражающие движение ТМЦ;
16) проводит инвентаризацию ТМЦ;
17) составляет сводные учетные и отчетные документы о ТМЦ, об их движении, использовании и состоянии.
3.1.5. В рамках трудовой функции, указанной в пп. 2.1.5 настоящей должностной инструкции:
1) проводит оценку технического состояния мебели, офисного (кроме оргтехники) и бытового оборудования;
2) производит прием от работников заявок на сервисное обслуживание или устранение неисправностей мебели, офисного (кроме оргтехники) и бытового оборудования;
3) определяет качественные и количественные затраты, необходимые в рамках сервисного обслуживания или для устранения неисправностей мебели, офисного и бытового оборудования;
4) определяет целесообразность проведения сервисного обслуживания или ремонта мебели, офисного и бытового оборудования;
5) оформляет техническое заключение о состоянии мебели или оборудования для определения их дальнейшего использования или принятия решения о списании с баланса организации;
6) контролирует сроки гарантии и сервисного обслуживания мебели и оборудования;
7) организует сервисное обслуживание или ремонт мебели, офисного и бытового оборудования;
8) осуществляет приемку выполненных работ по ремонту или сервисному обслуживанию мебели, офисного и бытового оборудования.
3.1.6. В рамках выполнения своих трудовых функций исполняет поручения своего непосредственного руководителя.
3.1.7. ____________________ ___________ ________________________.
(другие обязанности)
3.2. ____________________ ___________ __________________________.
(другие положения о должностных обязанностях)
4. Права
4.1. Специалист по административно-хозяйственному обеспечению имеет право:
4.1.1. Участвовать в обсуждении проектов решений руководства организации, в совещаниях по их подготовке и выполнению.
4.1.2. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.
4.1.3. Запрашивать у непосредственного руководителя разъяснения и уточнения по данным поручениям, выданным заданиям.
4.1.4. Запрашивать по поручению непосредственного руководителя и получать от других работников организации необходимую информацию, документы, необходимые для исполнения поручения.
4.1.5. Знакомиться с проектами решений руководства, касающихся выполняемой им функции, с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения своих трудовых функций.
4.1.6. Требовать прекращения (приостановления) работ (в случае нарушений, несоблюдения установленных требований и т.д.) соблюдения установленных норм, правил, инструкций; давать указания по исправлению недостатков и устранению нарушений.
4.1.7. Вносить на рассмотрение своего непосредственного руководителя предложения по организации труда в рамках своих трудовых функций.
4.1.8. Участвовать в обсуждении вопросов, касающихся исполняемых должностных обязанностей.
4.2. ____________________ ___________ __________________________.
(другие права)
5. Ответственность
5.1. Специалист по административно-хозяйственному обеспечению привлекается к ответственности:
- за ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, - в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации, законодательством о бухгалтерском учете;
- правонарушения и преступления, совершенные в процессе своей деятельности, - в порядке, установленном действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации;
- причинение ущерба организации - в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
5.2. ____________________ ___________ __________________________.
(другие положения об ответственности)
6. Заключительные положения
6.1. Настоящая инструкция разработана на основе Профессионального
стандарта "Специалист административно-хозяйственной деятельности",
утвержденного Приказом Минтруда России от 02.02.2018 N 49н, с учетом ______
____________________ _____________________________ _____________.
(реквизиты локальных нормативных актов организации)
6.2. Ознакомление работника с настоящей инструкцией осуществляется при
приеме на работу (до подписания трудового договора).
Факт ознакомления работника с настоящей инструкцией подтверждается
____________________ _____________________________ _____________.
(подписью в листе ознакомления, являющемся неотъемлемой частью настоящей
инструкции (в журнале ознакомления с инструкциями); в экземпляре
инструкции, хранящемся у работодателя; иным способом)
6.3. ____________________ ___________ __________________________.
