Введен в действие
Приказом Федерального
агентства по техническому
регулированию и метрологии
от 22 ноября 2013 г. N 1628-ст
МЕЖГОСУДАРСТВЕННЫЙ СТАНДАРТ
ЕДИНАЯ СИСТЕМА КОНСТРУКТОРСКОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ
ПРАВИЛА УЧЕТА И ХРАНЕНИЯ
Unified system for design documentation.
Registration and storage rules
ГОСТ 2.501-2013
Группа Т52
МКС 01.100;
ОКСТУ 0002
Дата введения
1 июня 2014 года
Предисловие
Цели, основные принципы и основной порядок проведения работ по межгосударственной стандартизации установлены ГОСТ 1.0-92 "Межгосударственная система стандартизации. Основные положения" и ГОСТ 1.2-2009 "Межгосударственная система стандартизации. Стандарты межгосударственные, правила и рекомендации по межгосударственной стандартизации. Правила разработки, принятия, применения, обновления и отмены".
Сведения о стандарте
1. Разработан Федеральным государственным унитарным предприятием "Всероссийский научно-исследовательский институт стандартизации и сертификации в машиностроении" (ВНИИНМАШ), Автономной некоммерческой организацией Научно-исследовательский центр CALS-технологий "Прикладная логистика" (АНО "НИЦ CALS-технологий "Прикладная логистика").
2. Внесен Федеральным агентством по техническому регулированию и метрологии.
3. Принят Межгосударственным советом по стандартизации, метрологии и сертификации (Протокол от 28 августа 2013 г. N 58-П).
За принятие проголосовали:
Краткое наименование страны по МК (ИСО 3166) 004-97 Код страны по МК (ИСО 3166) 004-97 Сокращенное наименование национального органа по стандартизации
Беларусь BY Госстандарт Республики Беларусь
Казахстан KZ Госстандарт Республики Казахстан
Киргизия KG Кыргызстандарт
Молдова MD Молдова-Стандарт
Россия RU Росстандарт
Узбекистан UZ Узстандарт
4. Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 22 ноября 2013 г. N 1628-ст межгосударственный стандарт ГОСТ 2.501-2013 введен в действие в качестве национального стандарта Российской Федерации с 1 июня 2014 г.
5. Взамен ГОСТ 2.501-88.
Информация об изменениях к настоящему стандарту публикуется в ежегодном информационном указателе "Национальные стандарты", а текст изменений и поправок - в ежемесячном информационном указателе "Национальные стандарты". В случае пересмотра (замены) или отмены настоящего стандарта соответствующее уведомление будет опубликовано в ежемесячном информационном указателе "Национальные стандарты". Соответствующая информация, уведомление и тексты размещаются также в информационной системе общего пользования - на официальном сайте Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии в сети Интернет.
1. Область применения
Настоящий стандарт устанавливает общие требования к учету, хранению бумажных и электронных конструкторских и технологических документов (далее - документы) на изделия всех отраслей промышленности.
На основании настоящего стандарта могут быть разработаны стандарты организаций, учитывающие особенности учета и хранения конструкторских и технологических документов в зависимости от объема документации, условий документооборота и используемых автоматизированных систем учета и хранения данных об изделии.
2. Нормативные ссылки
В настоящем стандарте использованы нормативные ссылки на следующие межгосударственные стандарты:
ГОСТ 2.051-2013. Единая система конструкторской документации. Электронные документы. Общие положения
ГОСТ 2.102-2013. Единая система конструкторской документации. Виды и комплектность конструкторских документов
ГОСТ 2.106-96. Единая система конструкторской документации. Текстовые документы
ГОСТ 2.301-68. Единая система конструкторской документации. Форматы
ГОСТ 2.503-2013. Единая система конструкторской документации. Правила внесения изменений
ГОСТ 2.601-2013. Единая система конструкторской документации. Эксплуатационные документы
ГОСТ 2.602-2013. Единая система конструкторской документации. Ремонтные документы
ГОСТ 2.701-2008. Единая система конструкторской документации. Схемы. Виды и типы. Общие требования к выполнению
ГОСТ 3.1102-2011. Единая система технологической документации. Стадии разработки и виды документов. Общие положения
ГОСТ 3.1201-85. Единая система технологической документации. Система обозначения технологической документации
ГОСТ 13.1.002-2003. Репрография, микрография. Документы для микрофильмирования. Общие требования и нормы.
Примечание. При пользовании настоящим стандартом целесообразно проверить действие ссылочных стандартов в информационной системе общего пользования - на официальном сайте Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии в сети Интернет или по ежегодному информационному указателю "Национальные стандарты", который опубликован по состоянию на 1 января текущего года, и по выпускам ежемесячного информационного указателя "Национальные стандарты" за текущий год. Если ссылочный стандарт заменен (изменен), то при пользовании настоящим стандартом следует руководствоваться заменяющим (измененным) стандартом. Если ссылочный стандарт отменен без замены, то положение, в котором дана ссылка на него, применяется в части, не затрагивающей эту ссылку.
3. Термины, определения и сокращения
3.1. Термины и определения
В настоящем стандарте применены следующие термины с соответствующими определениями:
3.1.1. Архивная копия: копия конструкторского (технологического) документа, отражающая состояние конструкции или технологии изготовления изделия в период утверждения их заказчиком, передачи подлинников организациям-изготовителям, прекращения производства данной конструкции и т.п.* <1>.
--------------------------------
<1> Здесь и далее знаком "*" отмечены пункты, к которым даны комментарии в Приложении А.
3.1.2. Контрольная копия: копия конструкторского (технологического) документа, служащая для восстановления подлинника, изготовления дубликатов, рабочих копий, справок или сверки документации*.
3.1.3. Рабочая копия: копия конструкторского (технологического) документа, предназначенная для обслуживания производства.
3.1.4. Организация - держатель подлинников: организация, осуществляющая хранение, учет подлинников документов и имеющая право вносить в них изменении, а также поставлять (передавать) копии и/или дубликаты своим абонентам.
3.1.5. Электронная копия бумажного документа: электронный конструкторский (технологический) документ, содержательная часть которого соответствует подлиннику бумажного документа*.
3.2. Сокращения
В настоящем стандарте приняты следующие сокращения:
ЕСКД - Единая система конструкторской документации;
ЕСТД - Единая система технологической документации;
КД - конструкторский документ (документы, документация);
ТД - технологический документ (документы, документация).
4. Основные положения
4.1. Все имеющиеся и изготовленные в организации документы подлежат учету и хранению.
4.2. Учет документов и их хранение, а также учет организаций, в которые направляют документы, - это часть системы обращения документации в организации.
Учету подлежат:
- все поступающие на хранение подлинники, дубликаты и копии документов;
- абоненты (внешние и внутренние), принятые на абонентское обслуживание и извещаемые о вносимых изменениях в подлинники или дубликаты документов;
- абоненты разовой выдачи (передачи) копий документов, которые не извещаются о вносимых изменениях в подлинники или дубликаты документов;
- движение документов (изготовление и учет копий, изменения, применяемость);
- все виды извещений об изменении документов (учет извещений - по ГОСТ 2.503).
Примечание. Учет абонентов выполняют по формам 3 и 3а (см. Приложение Б).
4.3. Подлинники конструкторских и технологических документов, принимаемые на хранение, должны соответствовать требованиям ЕСКД и ЕСТД соответственно.
4.4. Подлинники электронных КД и электронных ТД должны соответствовать требованиям ГОСТ 2.051*.
4.5. Подлинники на бумажном носителе должны быть пригодны для многократного снятия копий (отсутствие прорывов, подклейки, протертых мест, нечеткость текста, линий), репрографической обработки и должны соответствовать требованиям ГОСТ 13.1.002.
4.6. При приемке подлинников на хранение проверяют:
- комплектность КД в соответствии со спецификациями, ведомостями электронных КД (ТД) или другими документами, в которых перечислены сдаваемые подлинники;
- комплектность ТД в соответствии с маршрутной картой или другими документами, в которых перечислены сдаваемые подлинники;
- наличие установленных подписей (в том числе электронных цифровых подписей) и дат. Принимать на хранение документы, не имеющие подписи лица, осуществляющего нормоконтроль, не допускается*.
4.7. Документы, поступающие на хранение, регистрируют.
Регистрацию производят автоматизированным или неавтоматизированным способом*.
4.8. Каждому подлиннику документа присваивают один регистрационный (инвентарный) номер независимо от количества листов в бумажном документе или количества файлов в электронном конструкторском (технологическом) документе, из которых они состоят.
На бумажном документе, состоящем из нескольких листов, инвентарный номер наносят на каждый лист.
Инвентарный номер подлинника электронного конструкторского (технологического) документа указывают в его реквизитной части.
Для просмотра документа целиком скачайте его >>>
