Утвержден и введен в действие
Приказом Федерального агентства
по техническому регулированию
и метрологии
от 18 октября 2011 г. N 466-ст
НАЦИОНАЛЬНЫЙ СТАНДАРТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА
УПРАВЛЕНИЕ ДОКУМЕНТАЦИЕЙ.
ИНФОРМАЦИЯ, СОХРАНЯЕМАЯ В ЭЛЕКТРОННОМ ВИДЕ
РЕКОМЕНДАЦИИ ПО ОБЕСПЕЧЕНИЮ ДОСТОВЕРНОСТИ И НАДЕЖНОСТИ
Electronic records management systems. Document management.
Information stored electronically. Recommendations
for trustworthiness and reliability
ISO/TR 15801-2009
Document management - Information stored electronically
- Recommendations for trustworthiness and reliability
(IDT)
ГОСТ Р 54471-2011
ISO/TR 15801:2009
ОКС 37.080:25.040.40
Дата введения
1 августа 2012 года
Предисловие
Цели и принципы стандартизации в Российской Федерации установлены Федеральным законом от 27 декабря 2002 г. N 184-ФЗ "О техническом регулировании", а правила применения национальных стандартов Российской Федерации - ГОСТ Р 1.0-2004 "Стандартизация в Российской Федерации. Основные положения".
Сведения о стандарте
1. Подготовлен Обществом с ограниченной ответственностью "Электронные Офисные Системы (проектирование и внедрение)" на основе собственного аутентичного перевода на русский язык стандарта, указанного в пункте 4.
2. Внесен Техническим комитетом по стандартизации ТК 459 "Информационная поддержка жизненного цикла изделий".
3. Утвержден и введен в действие Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 18 октября 2011 г. N 466-ст.
4. Настоящий стандарт идентичен техническому отчету ИСО/ТО 15801-2009 "Управление документацией. Информация, сохраняемая в электронном виде. Рекомендации по обеспечению достоверности и надежности" (ISO/TR 15801-2009 "Document management - Information stored electronically - Recommendations for trustworthiness and reliability").
Наименование настоящего стандарта изменено относительно наименования указанного международного стандарта для приведения в соответствие с ГОСТ Р 1.5 (пункт 3.5).
При применении настоящего стандарта рекомендуется использовать вместо ссылочных международных стандартов соответствующие им национальные стандарты Российской Федерации, сведения о которых приведены в дополнительном Приложении ДА.
5. Введен впервые.
Информация об изменениях к настоящему стандарту публикуется в ежегодно издаваемом информационном указателе "Национальные стандарты", а текст изменений и поправок - в ежемесячно издаваемых информационных указателях "Национальные стандарты". В случае пересмотра (замены) или отмены настоящего стандарта соответствующее уведомление будет опубликовано в ежемесячно издаваемом информационном указателе "Национальные стандарты". Соответствующая информация, уведомление и тексты размещаются также в информационной системе общего пользования - на официальном сайте Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии в сети Интернет.
Введение
Настоящий стандарт содержит описание рекомендуемой практики электронного хранения деловой и иной информации в электронной форме. Выполнение приведенных рекомендаций полезно для организации даже когда достоверность хранимой информации не оспаривается.
Информация в виде цифровых объектов берет свое начало из многих источников. Настоящий стандарт применим к электронным объектам в любой форме - от традиционных отсканированных графических образов, электронных таблиц и подготовленных в текстовых редакторах документов до более "современных" форм, таких как электронная почта, веб-контент, мгновенные сообщения, файлы чертежей, подготовленных в системах автоматизированного проектирования, блоги, вики и т.д.
Пользователи настоящего стандарта должны понимать, что реализация данных рекомендаций не обеспечивает автоматической приемлемости электронной информации в качестве доказательств. В тех случаях, когда электронная информация может потребоваться в суде, применяющим настоящий стандарт лицам и организациям рекомендуется обратиться за юридической консультацией, чтобы уточнить, какие именно законодательные и нормативные требования на них распространяются.
В стандарте описаны меры и средства, с помощью которых в любое время можно продемонстрировать, что контент конкретного электронного объекта, созданного или существующего в компьютерной системе, не изменился с момента его создания в этой системе или с момента импорта в нее.
Независимо от того, каким был оригинальный формат информации, можно будет доказать, что сохраненная в надежной системе информация надежно и устойчиво воспроизводится и что она точно, без каких-либо существенных изменений отражает то, что было первоначально сохранено.
В тех случаях, когда на законных основаниях возможна подготовка других версий информации (например, новой редакции договора), новые версии рассматриваются как новые электронные объекты. Такой же подход может применяться и тогда, когда в среде автоматизации деловых процессов (workflow-среде) в документ вносятся существенные изменения.
Системы управления информацией могут хранить в электронном виде как информацию, так и документы (в соответствии с определением, приведенным в ГОСТ Р ИСО 15489-1). Настоящий стандарт описывает меры и средства, позволяющие сохранять все виды электронной информации надежным и заслуживающим доверия образом. В случае хранения документов требования настоящего стандарта могут использоваться совместно с требованиями ГОСТ Р ИСО 15489-1 с тем, чтобы обеспечить согласованность использования описанных в стандарте политик и процедур с предусмотренными в стандарте ГОСТ Р ИСО 15489-1.
Пользователям следует применять настоящий стандарт совместно с законами, нормативными правовыми актами и иными документами, устанавливающими обязательные для исполнения требования на федеральном, региональном, муниципальном и отраслевом уровнях.
1. ОБЛАСТЬ ПРИМЕНЕНИЯ
Настоящий стандарт описывает порядок внедрения и эксплуатации систем управления информацией и документами, которые могут рассматриваться как надежно, заслуживающим доверия образом хранящие электронную информацию.
Настоящий стандарт может применяться в любой организации, которая использует систему управления информацией для сохранения во времени аутентичной, надежной и пригодной к использованию/читаемой электронной информации. Такие системы включают в себя политики, процедуры, технологии и требования к аудиту, обеспечивающие поддержание целостности электронной информации при хранении.
Настоящий стандарт не охватывает процессы, используемые для оценки аутентичности информации до ее сохранения либо импорта в систему. Настоящий стандарт, однако, может использоваться для доказательства того, что с момента сохранения информации в системе выдаваемая системой информация будет верным и точным воспроизведением оригинала.
В рамках настоящего стандарта термин "система", если явно не указано иное, означает оцениваемую систему управления информацией.
2. ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ
В настоящем стандарте применены термины по ИСО 12651, а также следующие термины с соответствующими определениями:
2.1. Тип информации (information type): группы взаимосвязанных информационных материалов.
Примечание. В конкретных приложениях "группы" могут обозначаться терминами "наборы", "дела", "коллекции" и т.п.
Пример. Инвойсы, финансовые документы, сводки, переписка.
2.2. Доверенная система (trusted system): система <управления информацией>, используемая для сохранения электронной информации и обеспечивающая ее точность, надежность, пригодность к использованию/читаемость, а также целостность во времени.
3. ПОЛИТИКА УПРАВЛЕНИЯ ИНФОРМАЦИЕЙ
3.1. Общие положения
Информация является одним из наиболее важных активов, имеющихся в распоряжении любой организации. Все виды деятельности организации включают в себя то или иное использование информации. Количество информации может быть огромным, и существует множество различных способов ее представления и хранения. Ценность используемой информации и то, каким образом она применяется и перемещается как внутри, так и между организациями, может стать решающим фактором успеха или провала этих организаций.
Информацию, подобно любым другим активам, необходимо классифицировать, структурировать, проверять, оценивать, защищать, контролировать, измерять и ею нужно эффективно и продуктивно управлять.
Настоящий подраздел содержит описание документации, в которой сформулирована политика организации в области управления информацией. Кроме того, настоящий подраздел содержит рекомендации для организаций относительно уровня документирования, необходимого для того, чтобы они смогли ясно и четко регламентировать, каким образом обеспечиваются надежность, точность и достоверность информации, содержащейся в доверенных системах управления информацией. Наличие такой документации также может служить доказательством того, что управление информацией и документами является частью нормальных процедур деловой деятельности.
Если в системе хранится информация, которая может быть использована в качестве доказательств в ходе каких-либо судебных разбирательств или деловых процессов, то организации необходимо проконсультироваться с юристами (см. 4.4), чтобы обеспечить исполнение соответствующих законодательно-нормативных требований. Поскольку законодательно-нормативные требования в различных странах, регионах и отраслях могут различаться, то правовой анализ должен охватывать все юрисдикции, в которых действует организация, и все сферы ее деятельности.
3.2. Документ, определяющий политику управления информацией
3.2.1. Содержание
Должен быть разработан внутренний нормативный документ (далее - политика), документирующий политику организации в области управления и хранения информации применительно к доверенным системам управления информацией.
Политика должна содержать разделы, в которых:
- указывается, какая информация подпадает под действие данной политики (см. 3.2.2);
- сформулирована политика в отношении носителей информации (см. 3.2.3);
- сформулирована политика в отношении файловых форматов электронных объектов и контроля версий (см. 3.2.4);
- сформулирована политика в отношении соответствующих стандартов управления информацией (см. 3.2.5);
- определены политики в области сохранения в течение установленных сроков хранения и уничтожения информации (см. 3.2.6);
- определена ответственность за управление информацией (см. 3.2.7);
- определены обязанности за контроль исполнения этой политики (см. 3.2.8).
Политика должна быть утверждена высшим руководством организации и регулярно пересматриваться.
С точки зрения настоящего стандарта ключевым элементом является утверждение и применение на практике перечня видов документов и информации, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения и действий по их истечении (далее - перечень). Везде, где в остальной части стандарта делается ссылка на политику, также подразумевается и перечень.
3.2.2. Информация, подпадающая под действие политики
Для просмотра документа целиком скачайте его >>>
